Розділ «6.3. Підготовка справ до подальшого зберігання і використання»

Опис справ структурного підрозділу підписує укладач із за значенням своєї посади; далі опис погоджується з начальником канцелярії і затверджується керівником структурного підрозділу. У разі наявності в структурному підрозділі установи експертної комісії, опис розглядається і затверджується нею.

Опис справ структурного підрозділу установи складають у двох примірниках. Якщо цей структурний підрозділ має експертну комісію, опис складають у трьох примірниках, оскільки один з них додається як підстава до протоколу експертної комісії.

Опис справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передаються на зберігання до державних чи відомчих архівів України.

Зведений опис справ постійного зберігання установи складають у чотирьох примірниках. Опис справ підлягає обов'язковому затвердженню експертно-перевірчою комісією відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. На затвердження державного архіву надсилають усі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається установі.

Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передавати свої справи до державного архіву в установлені строки.

Зведені описи справ тривалого зберігання складають у двох примірниках і оформляють так само як і описи справ постійного зберігання. Описи справ тривалого зберігання на затвердження архіву не надсилаються.

Правила передачі справ на зберігання

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передають в упорядкованому стані до архіву установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, до архіву у 2014р передають справи за 2012р.). Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передають до архіву на розсуд керівника установи.

Передачу справ до архіву установи здійснюють за графіком, складеним архівом і погодженим з керівниками структурних підрозділів та затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів установи оформляє їх видачу в тимчасове користування.

Приймання - передачу (передавання) кожної справи здійснює завідувач (спеціальний співробітник) відомчого архіву в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи, лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення.

Справи постійного і тривалого зберігання передаються до архіву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. Наприкінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відповідальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділові, решта залишається в архіві установи.

Справи, що передаються до архіву установи, повинні бути зв'язані належним чином.

У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву установи незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

Установи зобов'язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві установи дія постійного зберігання до відповідного державного архіву.

Контроль за обігом і виконанням документів

Особливості переміщення в архів електронних документів