TextBook Готуючи текст документа, варто дотримуватися таких правил:
1. Писати простими реченнями, щоб полегшити сприймання документа.
2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні аспекти змісту.
Наприклад:
- згідно з Вашим проханням...
- відповідно до Постанови Кабінету Міністрів...
- у порядку обміну досвідом...
Такі стандартні вирази полегшують сприймання документа, а також процес його складання, скорочуючи час на пошуки формулювань.
3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Зворотний порядок слів уживається, якщо логічний наголос падає на саму дію.
4. Для точності і ясності висловлювання у простих реченнях уживати прямий порядок розташування членів речення.
5. Складнопідрядні речення вживати для висловлення при-чинно-наслідкових зв'язків. Будуючи ці речення, слід пам'ятати, що найуживанішими є складні речення зі сполучниками: що, якщо, за умови, щоб, де як, внаслідок того, що.
Складнопідрядні речення, поєднуючи прохання й причини, що спонукали звернутися з проханням, відмову й переконливу її аргументацію в межах єдиної конструкції, надають більшої переконливості проханню й пом'якшують враження від відмови.
6. Місце підрядного речення залежить від того, до якого члена головного речення воно відноситься. Якщо підрядне речення пояснює лише одне слово головного, воно, як правило, іде слідом за ним.
Якщо підрядне речення належить до групи присудка у головному або до всього головного речення, воно ставиться або перед головним (коли акцент робиться на обставинах виконання дій), або після головного (коли пояснюється основна ідея складного речення).
Наприклад:
"З огляду на те, що проект рішення було попередньо погоджено, нарада тривала менше ніж годину" або: "Нарада тривала менше ніж годину, з огляду на те, що..."
7. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких формулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковий зворот починає, а не завершує фразу.
Наприклад: "Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись...
Розглянувши поданий на затвердження проект документа..."
8. Замінювати займенники іменниками.
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „РОЗДІЛ 3. СТИЛІСТИКА ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ“ на сторінці 2. Приємного читання.