TextBook o адреса одержувача (повна або умовна);
o прізвище адресата (у телеграмах, адресованих до сільської місцевості, крім прізвища, необхідно зазначати також ім'я та по батькові);
o номер документа, на який дають відповідь (для телеграм-відповідей);
o текст телеграми;
o вихідний номер телеграми;
o скорочена назва установи-автора;
o посада особи, яка підписала телеграму (в разі потреби);
o прізвище особи, яка підписала телеграму;
o повна адреса, номер відділення зв'язку і назва установи-відправника телеграми (зазначають у нижній частині телеграфного бланка);
o дата підписання телеграми (зазначають у нижній частині телеграфного бланка);
o печатка установи-відправника (проставляють у нижній частині телеграфного бланка).
Телеграми від установ, підписані посадовими особами, повинні бути засвідчені печаткою відповідної установи або печаткою "Для телеграм". У телеграмах, підписаних посадовими особами кількох установ, кожен підпис засвідчується печаткою відповідної установи. Подання телеграм посадовими особами здійснюється при пред'явленні службового посвідчення.
Телеграми (телетайпограми) пишуть або друкують у двох примірниках лише з лицевого боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу. Ту частину, яку передають телеграфом, пишуть або друкують великими літерами через два інтервали. Текст телеграми подають без абзаців. Перенесення слів не дозволяється. Усі відомості, зазначені в нижній частині телеграфного бланка, пишуть або друкують малими літерами, лише перше слово починається з великої літери. Ці відомості каналами зв'язку не передаються і відправником не оплачуються. У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу нижню частину відокремлюють суцільною лінією.
Наприклад:
Перший примірник телеграми передається на телеграф, другий підшивається до справи.
ТЕЛЕФОНОГРАМА - це узагальнена назва різних за змістом документів, які складають окрему категорію через особливий спосіб усного передавання тексту каналами телефонного зв'язку. Зазвичай телефонограми застосовують для оперативного передавання термінових повідомлень службового характеру, зокрема: про проведення нарад, зборів, засідань, у разі раптово виниклих подій, відміни раніше запланованих заходів тощо, коли повідомлення необхідно оформити документально.
Телефонограма складається відправником як документ з паперовим носієм, передається телефоном та записується одержувачем.
Обсяг тексту телефонограми не може перевищувати 50-ти слів. Він має бути стислим, чітким, лаконічним. Окрім того, слід уникати слів, які рідко вживаються або є складними для вимови. Літери у прізвищах, які погано сприймаються на слух, слід передавати словами.
Телефонограма складається в одному примірнику і підписується керівником або відповідальним виконавцем. Якщо телефонограма передається кільком адресатам, до неї додають список установ, яким її адресовано, із зазначенням номерів телефонів, за якими вона буде передаватися.
Телефонограми зазвичай оформляють на чистих аркушах паперу або спеціальних трафаретних бланках, наприклад:
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Діловодство» автора С.Сельченкова на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи“ на сторінці 24. Приємного читання.