Розділ «2.3. Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів»

НАКАЗ - це правовий акт, що видається керівником, який діє на засадах єдиноначальності з метою вирішення всіх основних або оперативних завдань, поставлених перед даною установою.

За своїм змістом накази поділяють на три групи:

o з основної діяльності (із загальних питань);

o з адміністративно-господарських (оперативних) питань;

o з особового складу (з кадрових питань).

1. Накази з основної діяльності відбивають управлінські рішення з найважливіших питань виробничої діяльності, планування, звітності, фінансування, удосконалення структури й організації роботи установи, розподілу функцій і повноважень між співробітниками, правил експлуатації основних засобів, оформлення роботи комісій, уведення в дію документів (положень, інструкцій, правил, регламентів тощо), а також з інших питань, що потребують правового оформлення.

Письмово викладені в наказі рішення керівника установи стосуються конкретних виконавців або колективу установи в цілому. В окремих випадках наказ може стосуватися широкого кола установ і посадових осіб незалежно від підпорядкованості.

Важливою складовою роботи з наказами є своєчасне внесення до них змін та припинення їх дії у разі прийняття нових наказів.

Необхідність прийняття нового наказу спричинюють:

o зміни, скасування, продовження строку дії організаційних та інших документів (інструкцій, положень, регламентів, графіків роботи, правил, номенклатур справ тощо) - з початку наступного року або після закінчення дії документа;

o надання співробітникам прав і повноважень (підписання документів від імені установи, розпоряджання коштами, включення до комісій, покладення відповідальності за різні об'єкти), а також скасування таких наказів - при прийнятті/переведенні на посаду і при звільненні відповідного працівника.

Накази з основної діяльності можуть бути як ініціативними, так і виданими на виконання законів України, постанов, розпоряджень Кабінету Міністрів України, наказів органів вищого рівня. Накази за змістом обов'язково мають відповідати чинному законодавству.

Підготовка проекту наказу

Ініціювати підготовку наказу може як безпосередньо керівник установи, так і будь-який структурний підрозділ. Керівник може доручити підготовку проекту наказу одному чи кільком структурним підрозділам, а також окремим посадовим особам, діяльність яких стосується питань, що порушуються в наказі, або пов'язана з його виконанням.

Якщо ініціатором підготовки наказу є структурний підрозділ (посадова особа), то необхідність його видання має бути обґрунтована в доповідній записці. Рішення керівника про доцільність підготовки наказу виражається резолюцією на документі, що ініціює його видання. Керівник зазначає також строк, до якого має бути підготовлений проект наказу.

Якщо проект наказу зачіпає інтереси різних підрозділів установи, то за рішенням її керівника для підготовки документа створюється тимчасова робоча група з представників цих підрозділів.

Для розроблення проектів спільних наказів, якщо питання стосується широкого кола установ, можливим є створення робочих груп (комісій), залучення вчених та досвідчених фахівців.

Виокремлюють такі етапи підготовки наказів:

o вивчення суті питання;

o складання проекту та його оформлення;