Розділ «2.3. Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів»

Дисциплінарне стягнення оформляється наказом (див. додаток 24). Проект наказу візується в такій послідовності: керівник кадрової служби, керівник структурного підрозділу, в якому працює працівник, юрист, бухгалтер, заступник керівника установи, який курирує роботу цього структурного підрозділу. Про стягнення працівникові повідомляється під розписку [1, ст. 149].

Ці накази видаються на підставі затвердженого графіка відпусток або заяви працівника. У наказах про надання відпустки слід зазначити: її вид (основна, додаткова, навчальна, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати тощо), загальне число календарних днів відпустки (зазначається за допомогою прийменника "на"), дату початку відпустки і строк відпустки (зазначаються за допомогою прийменників "з" і "по"), за який період роботи її надано (див. додаток 25).

У наказах про відрядження (див. додаток 26) мають зазначатися: прізвище, ім'я, по батькові працівника, посада, структурний підрозділ, мета відрядження, пункт призначення (назва установи, місто, країна - якщо працівник виїжджає за межі України), кількість днів відрядження (дні приїзду і від'їзду вважаються днями відрядження), період, на який відряджається працівник. За необхідності можуть зазначатися джерела оплати сум витрат на відрядження, інші умови направлення у відрядження. Підставою для видання наказу про відряджання, як правило, є доповідна записка, що подається на ім'я керівника. У ній обґрунтовуються необхідність відрядження, його термін тощо.

Зведені накази з особового складу

У великих установах накази з особового складу нерідко видаються як зведені документи, що стосуються кількох посадових осіб (див. додаток 27). Такого виду накази готуються кадровою службою установи в міру накопичення представлень, що надходять від структурних підрозділів.

У зведених, складних за структурою наказах, як правило, дотримуються певної послідовності розгляду питань. Спочатку йдеться про прийняття на роботу (призначення), переведення (переміщення) на інші посади, потім звільнення.

У кожній групі питань прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.

При підготовці зведених наказів, що мають кілька пунктів і стосуються кількох посадових осіб, слід дотримуватися такого правила: в одному документі не повинні міститися пункти з інформацією з різними строками її зберігання. Так, неприпустимо включати в один наказ пункт про прийняття на роботу одного співробітника і про надання відпустки іншому, оскільки інформація в цих пунктах має різні строки зберігання (відповідно 75 і 5 років).

Уніфіковані форми наказів з особового складу