Розділ «2.3. Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів»

Текст положення включає розділи:

1. Загальні положення;

2. Основні завдання;

3. Функції;

4. Права та відповідальність;

5. Керівництво;

6. Взаємодія з іншими структурними підрозділами (службові зв'язки).

У розділі "Загальні положення" вказують повну назву структурного підрозділу, його місце в організаційній структурі, ступінь самостійності, підпорядкування - орган управління (або посадова особа). У цьому розділі наводиться перелік основних нормативно-правових актів, якими структурний підрозділ керується у своїй діяльності, зазначається його внутрішня структура (наявність секторів, груп). У цьому ж розділі можна вказати, що структурний підрозділ має бланк і печатку.

У розділі "Завдання" узагальнено формулюють основні завдання структурного підрозділу.

Розділ "Функції" є основним у положенні і має містити всебічну характеристику діяльності цього структурного підрозділу, докладний перелік усіх функцій, які повинні забезпечувати вирішення його основних завдань.

У розділі "Права та відповідальність" перелічують права, надані структурному підрозділу для реалізації покладених на нього функцій. При викладенні прав важливо підкреслити їх відповідність чинному законодавству, що регламентує внутрішню діяльність установи.

Друга частина цього розділу, де йдеться про відповідальність, може бути викладена узагальнено, наприклад: "підрозділ відповідає за невиконання обов'язків і невикористання прав, передбачених нормативно-правовими актами та цим положенням". Уживають і більш детальне розписування, виходячи з пунктів обов'язків з урахуванням особливостей роботи структурного підрозділу.

Розділ "Керівництво" містить назву посади керівника підрозділу, вимоги до рівня його освіти та стажу роботи. Посадові обов'язки керівника не регламентуються окремим документом (посадовою інструкцією), тому в цьому розділі викладаються його компетенція, обов'язки і права. До їх числа, як правило, відносять функцію координації діяльності структурного підрозділу, планування роботи, контроль за роботою співробітників, удосконалення організаційної структури, участь у розробленні нормативно-методичного забезпечення тощо.

Для розмежування прав підрозділу та його керівника в розділі зазначають персональні права керівника, зокрема: право встановлювати коло відповідальності своїх заступників, затверджувати і підписувати документи, видавати розпорядження з певних питань, призначати і звільняти із займаних посад працівників підрозділу (або представляти документи для цих процедур), вживати заходів щодо заохочення або стягнення тощо. У розділі "Керівництво" називають основні позиції, по яких керівник несе персональну відповідальність: за виконання завдань структурного підрозділу, за стан документації, ЇЇ відповідність вимогам нормативно-правових актів, стандартів, вірогідність інформації, її нерозголошення, організацію роботи підрозділу, роботу з кадрами, а також за невиконання завдань, покладених на керівника цим положенням.

У розділі "Взаємодія з іншими структурними підрозділами (службові зв'язки)" визначаються взаємозв'язки структурного підрозділу у процесі здійснення його діяльності, взаємні зобов'язання, подається характеристика вхідної і вихідної документації (планової, звітної, аналітичної тощо), періодичність її подання, назви підрозділів, які надають і одержують цю інформацію.

Положення підписує посадова особа, яка є її безпосереднім розробником (наприклад, начальник структурного підрозділу), візує юридична служба (юрист), затверджує керівник. Положення набуває чинності з моменту затвердження.

ІНСТРУКЦІЯ - це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ (їх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.

Інструкції поділяються на три основні групи:

1) такі, що роз'яснюють і визначають порядок застосування нормативно-правових актів;

2) такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: Інструкція щодо заповнення форм державної статистичної звітності про використання робочого часу, Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, Інструкція з діловодства в установі;