Розділ «2.3. Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів»

o погодження;

o підписання;

o доведення до виконавців (зацікавлених установ або осіб).

Вивчення суті питання, з якого готується наказ

Оформлення наказу

Текст наказу

Текст наказу складається з двох взаємозалежних частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої. У констатуючій частині висвітлюються цілі й завдання приписуваних дій та причини видання наказу. У ній можуть наводитися факти, зазначатися події, даватися оцінки. Як правило, констатуюча частина починається словами: "З метою...", "На підставі...", "Відповідно до...", "Згідно з...", "На виконання..." тощо, наприклад:

З метою посилення контролю за станом трудової дисципліни... На підставі акта перевірки....

Якщо підставою для видання наказу є нормативно-правовий акт органу вищого рівня, то в констатуючій частині наказу подають посилання на цей документ у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повна назва (заголовок), тобто наводяться всі пошукові дані. Наприклад:

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27 жовтня2007р. № 1222 "Про затвердження Порядку декларування зміни оптово-відпускних цін на продовольчі товари"...

Якщо зміст наказу не потребує роз'яснень, констатуючої частини може не бути. У такому разі текст складається лише з розпорядчої частини.

Основне навантаження в наказі несе розпорядча частина, що викладається в наказовій формі від першої особи однини. Розпорядча частина розпочинається словом НАКАЗУЮ, яку друкують великими літерами, з нового рядка, без відступу від лівого берега, далі ставлять двокрапку і з нового рядка з абзацу подають текст розпорядчої частини. До формулювань цієї частини документа висуваються жорсткі вимоги. їх зміст має бути конкретним, зрозумілим, таким, що не суперечить раніше виданим розпорядчим документам; не допускаються вислови, що можуть мати подвійне тлумачення. Рекомендується уникати неконкретних доручень, наприклад: "прискорити", "підвищити", "вплинути", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо. Такі доручення не можуть бути об'єктом контролю, оскільки їх виконання важко перевірити.

Розпорядчу частину поділяють на пункти (1, 2, 3...) і підпункти (1.1.,1.2., 1.3...), які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці, назви або прізвища яких подаються у давальному відмінку (це можуть бути назва установи, структурного підрозділу або посада й прізвище посадової особи), викладені конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці може бути названі й узагальнено, наприклад: "директорам шкіл", "начальникам цехів", "менеджерам з персоналу". Завдання формулюються за допомогою дієслів неозначеної форми - "підготувати", "організувати", "забезпечити", "розробити" тощо. Наприклад:

НАКАЗУЮ:

1. Начальнику відділу кадрів М. П. Лавреновичу до 01.12.2009 підготувати та подати на затвердження програму курсів з підвищення кваліфікації.

Строк виконання завдання можна друкувати окремим рядком і оформляти як дату завершення виконання. Наприклад:

Строк-17.02.2009.

У наказі необхідно визначати реальний строк виконання завдання (доручення), що відповідає обсягу передбачуваних робіт (варто враховувати час доведення інформації до конкретних виконавців). Може зазначатися також спільний для всіх пунктів строк виконання. Однак, як правило, строк виконання встановлюють по кожному завданню окремо.

Після основних пунктів наказу вміщується перелік документів, що втратили чинність або будуть змінюватися після видання даного наказу.

Наприклад: