Розділ «2.3. Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів»

Наказ з особового складу набуває чинності з моменту його підписання керівником установи. Однак окремі пункти наказу можуть мати інші терміни набуття чинності. Так, призначення працівника на посаду може бути зроблено з 1 березня, тоді як наказ підписаний 27 лютого.

На відміну від наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань накази з особового складу мають відмітку "з наказом ознайомлений(і)". Працівники кадрової служби зобов'язані ознайомити з наказом усіх пойменованих у ньому осіб, які розписуються на першому примірнику наказу чи спеціальному бланку із зазначенням дати ознайомлення.

Як правило, накази з особового складу складаються у двох або трьох примірниках: оригінал залишається у кадровій службі, другий примірник передається до бухгалтерії, яка проводить необхідні розрахунки, третій (у разі потреби) - вміщується до особової справи.

Індивідуальні накази з особового складу

Після підписання трудового договору або заяви працівника про прийняття на роботу оформляється відповідний наказ.

У наказах про прийняття на роботу (див. додаток 20) необхідно зазначати таке: на яку посаду приймається (призначається) працівник (спеціальність, кваліфікація, категорія, розряд тощо), до якого структурного підрозділу і з якого числа оформляється на роботу (дату зазначають із прийменником "з", наприклад: з 12 січня 2009 р.); вид роботи (постійна -з випробувальним строком, зі стажуванням тощо, тимчасова - на певний період, за сумісництвом тощо; особливі умови роботи - з матеріальною відповідальністю, зі скороченим робочим днем на 0,5 посадового окладу тощо); тарифна ставка чи оклад зазначаються на момент видання наказу або в ньому робиться посилання на штатний розпис ("згідно зі штатним розписом").

Проект наказу візують у такій послідовності: керівник кадрової служби, керівник структурного підрозділу, до якого направляється працівник, бухгалтер, заступник керівника установи, який курирує роботу цього структурного підрозділу.

У наказах про переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу) на тому самому підприємстві, в установі, організації (див. додаток 21) у тексті зазначають: попередню посаду та нову посаду (спеціальність, кваліфікацію) і структурний підрозділ (місце роботи), до якого переводиться працівник, дату і строк переведення (постійно чи тимчасово), причину переведення (на іншу посаду, роботу; у зв'язку з виробничою потребою, простоєм; для заміни відсутнього працівника; за станом здоров'я тощо), умови оплати праці, пільги і компенсації, підставу для видання наказу. У разі тимчасового переведення вказується його тривалість. Переведення працівника у разі зміни умов праці здійснюється лише за його згодою. На відміну від переведення при переміщенні працівника на іншу посаду (роботу) основні умови трудового договору не змінюються, тому воно здійснюється без погодження з працівником.

Накази про переведення працівників на іншу посаду (роботу) на тому самому підприємстві, в установі, організації готуються і оформляються на підставі подання (за ініціативою) керівника структурного підрозділу або заяви працівника.

На підставі заяви та інших документів оформляється проект наказу про припинення трудового договору. У разі звільнення працівника зазначаються дата звільнення (без прийменника "з", оскільки днем звільнення вважається останній день роботи) та його причина, яка формулюється коротко й чітко. При цьому використовують слова "у зв'язку" та обов'язково зазначають пункт статті КЗпП, за якою звільняється працівник (див. додаток 22).

Проект наказу візується в такій послідовності: керівник кадрової служби, керівник структурного підрозділу, з якого звільняється працівник, юрист, бухгалтер, заступник керівника установи, який курирує роботу цього структурного підрозділу.

Відповідно до КЗпП роботодавець у разі розірвання трудового договору зобов'язаний у письмовій формі повідомити про це профспілкову організацію. У разі отримання такої згоди від профспілкового органу в проекті наказу робиться відповідне посилання [1, ст. 43].

Сумлінна робота працівників, як правило, заохочується. Крім цього, заохоченнями відзначають багаторічну роботу співробітників в установі або ювілейні дати. Традиційними видами заохочень є: оголошення подяки, відзначення грошовою премією, коштовним подарунком, Почесною грамотою, представлення до звання "Кращий за професією", занесення до "Книги Пошани" або на "Дошку Пошани". Правилами внутрішнього трудового розпорядку, статутами, положеннями про дисципліну можуть бути передбачені й інші заохочення.

Усі види заохочень оформляються наказом керівника установи (див. додаток 23). У цих наказах мотиви заохочень формулюються залежно від конкретної ситуації, наприклад: "За перевиконання планового завдання", "За тривалу й сумлінну роботу та у зв'язку з 50-річчям від дня народження...".

До працівників можуть застосовуватися будь-які заохочення, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку конкретного трудового колективу.

Підставою для видання наказу можуть бути доповідна записка чи подання. Подання про заохочення, як правило, оформляють у випадку нагородження працівника або в разі його підвищення, доповідні записки - при оголошенні подяки і преміюванні. Пропозиції про заохочення подаються керівником відповідного структурного підрозділу (відділу, цеху, бригади тощо), іншими посадовими особами на ім'я керівника установи. Питання погоджується в установленому порядку з профспілковим органом.

Заохочення оголошуються в урочистій обстановці і заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення.

За порушення трудової дисципліни роботодавець може застосувати до працівника лише один з таких видів стягнень: догана, звільнення. Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну для окремих категорій працівників можуть бути передбачені й інші дисциплінарні стягнення [1, ст. 147].

Перед накладенням дисциплінарного стягнення від порушника трудової дисципліни необхідно отримати письмове пояснення (пояснювальна записка на ім'я керівника установи). Відмова працівника давати пояснення не є перешкодою для застосування стягнення. У даному разі оформлюється відповідний акт.

На підставі пояснювальної записки працівника про причини порушення керівник структурного підрозділу складає доповідну записку про порушення трудової дисципліни, підписує її та разом з пояснювальною запискою подає керівникові установи.