РОЗДІЛ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДНОГО ОБСЛУГОВУВАННЯ

o здійснювати перевірку організації роботи з документами в структурних підрозділах і доводити результати перевірки до керівництва структурних підрозділів для вжиття ними відповідних заходів;

o здійснювати попередній розгляд документів і визначати їх подальший рух;

o визначати пріоритетність прийому керівництвом відвідувачів;

o контролювати виконання доручень керівництва;

o контролювати строки виконання документів, запитувати від структурних підрозділів і виконавців відомості про виконання документів;

o мати доступ до інформації (документів і баз даних);

o визначати завдання, спрямовані на впровадження в роботу з документами новітніх інформаційних технологій;

o розробляти посадові інструкції на працівників служби діловодства.

Другу частину цього розділу - щодо відповідальності - викладають узагальнено. Наприклад:

Служба діловодства несе відповідальність за невиконання обов'язків і невикористання прав, передбачених правовими актами і цим положенням.

Утім, її можна викласти більш докладно, взявши за основу пункти обов'язків. Наприклад:

Служба діловодства несе відповідальність за неправильне оформлення документів, що подаються на підпис керівникові, їх невідповідність встановленим вимогам, за несвоєчасне передавання документів постійного строку зберігання до архіву установи тощо.

Розділ 5. Керівництво

У п'ятому розділі, як правило, подаються відомості про назву посади керівника служби діловодства, вимоги до його кваліфікації (рівень освіти, стаж практичної роботи), визначаються порядок його призначення і звільнення, а також зазначається, яка посадова особа заміщує керівника у разі його відсутності (відпустка, хвороба). У цьому розділі викладаються компетенція й обов'язки керівника служби діловодства, оскільки його посадові обов'язки не регламентуються окремим документом (посадовою інструкцією). До функцій керівника включають організацію роботи з діловодства в установі, координацію і контроль за діяльністю співробітників служби діловодства, планування роботи, удосконалення організаційної структури, розроблення нормативно-методичного забезпечення служби діловодства тощо.

У цьому розділі можуть бути визначені персональні права керівника служби діловодства, наприклад, право підписувати, затверджувати, візувати документи, видавати розпорядження з певного кола питань, застосовувати заходи щодо заохочення працівників служби діловодства та накладення на них стягнень тощо.

Керівник служби діловодства має право:

o розподіляти обов'язки між працівниками служби діловодства;

o приймати рішення з питань, що належать до сфери діяльності служби діловодства;

o підписувати й візувати документи в межах своєї компетенції;

o засвідчувати копії документів;