РОЗДІЛ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДНОГО ОБСЛУГОВУВАННЯ

Під структурою служби діловодства розуміють склад її підрозділів, їх співвідношення і форми взаємодії, які можуть мати характер підпорядкування та супідрядності. При визначенні структури служби діловодства враховуються вид і група органів управління, в яких вона створюється.

Структура служби діловодства залежить від обсягу документообігу, а також технології роботи з документами (рівня автоматизації та механізації діловодних процесів).

При формуванні структури служби діловодства слід прагнути до створення раціональної кількості підрозділів з урахуванням найпростіших організаційних зв'язків між ними, а також завдань, покладених на службу діловодства, і функцій, які вона має виконувати. Залежно від обсягу робіт (насамперед документообігу) служба діловодства може включати кілька структурних підрозділів (див. додатки 1,2).

Для виконання кожної функції у складі служби діловодства передбачають відповідні підрозділи. В установах з великим документообігом функції служби діловодства розподіляються між її підрозділами.

Секретаріат (секретарі та помічники керівника) розглядає і готує для доповіді керівникові установи вхідну кореспонденцію; складає за дорученням керівника проекти окремих наказів, листів, довідок тощо і погоджує їх з іншими структурними підрозділами; аналізує довідки та доповіді структурних підрозділів і готує висновки щодо них; складає проекти планів роботи колегії (іншого колегіального органу) на підставі пропозицій структурних підрозділів і подає їх на розгляд та затвердження колегії (іншого колегіального органу) установи; готує матеріали до засідань колегії (Іншого колегіального органу) і забезпечує їх своєчасне розсилання; оформляє протоколи засідань колегії (іншого колегіального органу); здійснює контроль за виконання рішень колегії (іншого колегіального органу); забезпечує підготовку необхідних матеріалів для нарад, які проводить керівник установи.

Підрозділ з раціоналізації діловодства (організаційно-методичного забезпечення, удосконалення організації діловодства) розробляє і впроваджує заходи з удосконалення організації діловодства в установі; організовує роботу з підвищення кваліфікації діловодного персоналу; здійснює контроль за станом діловодства в структурних підрозділах, розробляє інструкцію з діловодства, табель форм документів установи, альбом уніфікованих форм документів, переліки документів, які підлягають і не підлягають реєстрації, класифікаційні довідники, документограми, оперограми; складає зведену номенклатуру справ установи.

У центральних органах державної влади, інших центральних органах та установах, що мають підвідомчу мережу, на цей підрозділ покладають функції щодо підготовки відомчих (галузевих) переліків документів зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ та інструкцій з діловодства для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери їх управління.

Підрозділ з контролю за виконанням документів відстежує хід виконання документів, здійснює контроль за виконанням структурними підрозділами доручень органів вищого рівня та керівництва установи, аналізує стан виконання документів, складає відповідні довідки для керівництва.

Підрозділ обліково-довідкової роботи здійснює облік, реєстрацію документів та інформаційно-довідкове обслуговування, готує для доповіді керівництву установи отриману кореспонденцію, контролює правильність складання й оформлення документів, що надаються на підпис керівництву, здійснює облік документів, складає номенклатуру справ служби діловодства, формує справи відповідно до чинної номенклатури, готує справи, завершені у діловодстві, для передавання до архіву установи.

Підрозділ з обліку та реєстрації звернень громадян здійснює прийом та реєстрацію таких документів, готує на розгляд керівництву кореспонденцію з найважливіших питань, направляє кореспонденцію до структурних підрозділів на виконання, здійснює контроль за строками виконання звернень, вивчає й узагальнює матеріали з розгляду звернень громадян, організовує прийом відвідувачів.

Підрозділ з приймання та відправлення кореспонденції (експедиція) здійснює приймання вхідної кореспонденції та ЇЇ розподіл за структурними підрозділами, проводить щоденний облік документів, складає за встановленою формою зведення про документообіг в установі, здійснює приймання та відправлення (доставку) вихідної кореспонденції.

Підрозділ автоматизації діловодства здійснює впровадження у роботу з документами новітніх інформаційних технологій, зокрема систем автоматизації діловодства, електронного документообігу, електронного цифрового підпису, а також сучасної офісної техніки, забезпечує їх технічний супровід та збереженість інформації.

Архівний підрозділ (архів) здійснює приймання, облік, зберігання і використання справ, завершених у діловодстві, бере участь у рецензуванні номенклатур справ структурних підрозділів, надає методичну допомогу з питань проведення експертизи цінності документів та оформлення справ, здійснює контроль за правильністю формування, зберігання і використання справ у структурних підрозділах, готує справи до передавання до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), надає методичну допомогу архівам підвідомчих установ.

Підрозділ друкування та розмножування документів здійснює комп'ютерний набір службових документів (як правило, для керівництва), редагування та правку надрукованого матеріалу, проводить стенографування засідань колегіальних органів, нарад, конференцій з подальшими розшифруванням текстів та їх друкуванням, здійснює розмножування документів.

Залежно від обсягу робіт (документообігу установи) в підрозділах служби діловодства виокремлюють групи, бюро. Наприклад, у підрозділі з приймання та відправлення кореспонденції - групи з опрацювання вхідної і вихідної кореспонденції, конфіденційних документів, кур'єрську групу; у підрозділі обліково-довідкової роботи - групи реєстрації, інформаційно-довідкового обслуговування.

В установах також можливе суміщення в одному підрозділі кількох функцій. Подеколи виконання певних видів робіт покладається на окремих співробітників служби діловодства відповідно до їх функціональних обов'язків, закріплених у посадових інструкціях.

У невеликих установах забезпечення діловодного процесу покладається на секретаря керівника.

Роботу служби діловодства організовують таким чином, щоб спеціалісти установи по можливості були позбавлені необхідності виконувати технічні операції з діловодного обслуговування.

1.3. Посадовий та кількісний склад діловодного персоналу

Працівників служби діловодства за характером їх праці поділяють на такі категорії: керівники, професіонали, фахівці, технічні службовці, робітники [44].