РОЗДІЛ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДНОГО ОБСЛУГОВУВАННЯ

3. Функції;

4. Права та відповідальність;

5. Керівництво;

6. Взаємодія з іншими структурними підрозділами (службові зв'язки).

Розділ 1. Загальні положення

У першому розділі подається точна назва служби діловодства (канцелярія, відділ організації діловодства, відділ документаційного забезпечення, загальний відділ тощо), визначається її місце в структурі установи.

Зауважується, що служба діловодства є самостійним структурним підрозділом, підпорядкованим безпосередньо керівнику (заступнику керівника) установи. Далі визначається структура служби, тобто наявність спеціалізованих ділянок роботи (експедиція, група реєстрації та контролю, архів тощо). У спеціальному пункті наводяться основні нормативно-правові акти, якими служба діловодства керується у своїй діяльності. При цьому називаються законодавчі та загальнодержавні нормативно-методичні і нормативно-технічні документи, галузеві нормативні акти з діловодства, а також організаційні та розпорядчі документи, розроблені установою. Наприклад:

Служба діловодства у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами і методичними рекомендаціями Державного комітету архівів України, національними стандартами України у сфері діловодства, Положенням (Статутом) про установу, Інструкцією з діловодства установи та Положенням про службу діловодства.

В окремому пункті першого розділу зазначається, що чисельність співробітників і посадова ієрархія встановлюються штатним розписом установи. З огляду на те, що Положення діє тривалий період, у ньому не слід зазначати конкретну кількість працівників або посади, які входять до штату служби на момент складання Положення.

У цьому розділі можна зазначити, що служба діловодства має свою печатку (подаються її опис, умови зберігання та використання), а також власний бланк.

Розділ 2. Основні завдання

У другому розділі мають бути чітко сформульовані основні завдання служби діловодства:

o удосконалення форм і методів роботи з документами;

o забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, побудови інформаційно-пошукових систем, контролю за виконанням і підготовки документів на архівне зберігання відповідно до чинних правил;

o скорочення документообігу;

o уніфікація форм документів;

o розроблення і впровадження нормативних і методичних документів щодо вдосконалення роботи з документами в установі, її структурних підрозділах;

o впровадження в роботу з документами новітніх інформаційних технологій.

Розділ 3. Функції

Третій розділ є основним і включає докладний опис усіх функцій, виконуваних службою діловодства. Тут відбиваються специфіка діяльності установи та особливості роботи з документами.