РОЗДІЛ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДНОГО ОБСЛУГОВУВАННЯ

До контролюючих функцій належать:

o контроль за оформленням документів, що подаються на підпис керівництву, та документів, призначених для відправлення;

o контроль за строками виконання документів;

o здійснення контролю за правильністю оформлення і формування у структурних підрозділах установи справ, що підлягають передаванню до архіву установи;

o організація контролю за роботою з документами у структурних підрозділах;

o узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань;

o забезпечення зберігання справ і оперативне використання документної інформації.

Служба діловодства здійснює методичні функції:

o розробляє номенклатуру справ установи, примірні (типові) номенклатури справ для однорідних за характером діяльності підвідомчих установ, інструкції з діловодства, табель форм документів установи, альбом уніфікованих форм документів, інші нормативні документи, що закріплюють систему організації діловодства установи та підвідомчих установ;

o надає методичну допомогу у проведенні експертизи цінності документів;

o проводить наради і консультування з питань, що стосуються компетенції служби діловодства.

Розділ 4. Права та відповідальність

До прав, закріплених за службою діловодства для виконання покладених на неї завдань і функцій, можуть бути віднесені такі:

o здійснювати контроль за станом діловодства в установі;

o контролювати виконання встановлених правил роботи з документами;

o вживати заходів щодо скорочення документообігу в установі та підвідомчій системі;

o запитувати від структурних підрозділів і співробітників установи відомості, необхідні для роботи служби діловодства;

o залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

o перевіряти правильність оформлення документів, поданих на підпис керівництву і для відправлення;

o повертати для доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;