TextBook o строк виконання документа;
o відмітка про виконання документа і направлення його до справи. Склад основних реквізитів електронної картки залежно від характеру
документа і завдань використання інформації може доповнюватись Іншими реквізитами:
o гриф (відмітка) про обмеження доступу до документа;
o внутрішнє переадресування документів за виконавцями;
o код за тематичним класифікатором;
o ключові слова;
o кількість аркушів документа;
o наявність додатків;
o посадова особа, яка поставила документ на контроль;
o проміжні строки виконання;
o перенесення строків виконання;
o строк зберігання документа;
o статус документа (проект, версія);
o вид передавання документа (поштою, телекомунікаційними каналами тощо).
Порядок розміщення реквізитів в електронній реєстраційній картці (у вигляді таблиці чи анкети) визначається самою установою.
При застосуванні автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності єдиної телекомунікаційної мережі - центральний банк даних. Реєстраційна картка зареєстрованого документа передається до структурного підрозділу. Секретарі підрозділів додають до реєстраційних карток інформацію, що відбиває перебіг виконання документа. Електронна база даних замінює журнали реєстрації та реєстраційні картотеки традиційного типу.
Якщо придбання готової автоматизованої інформаційної системи, що забезпечує реєстрацію, контроль і пошук документів, неможливе або недоцільне через невеликий обсяг документообігу, то, як найпростіший варіант автоматизованої реєстрації, може використовуватися таблиця, виконана в програмі Excel. У цьому разі традиційні паперові журнали або картотеку не створюють.
Особливості реєстрації факсограм та електронних повідомлень
Вхідні факсограми (паперові копії електронних повідомлень) реєструються і передаються на розгляд керівництву або безпосереднім адресатам під розписку в день їх приймання, термінові - негайно.
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Діловодство» автора С.Сельченкова на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „3.2.3. Реєстрація документів“ на сторінці 4. Приємного читання.