Розділ «3.2.3. Реєстрація документів»

Факсограми (паперові копії електронних повідомлень), що надходять до установи, рекомендується централізовано обліковувати в окремому журналі (див. додаток 49) без проставлення реєстраційного штампа. На факсограмі (паперовій копії електронного повідомлення) в правому нижньому куті можна зазначити дату одержання та порядковий номер за окремим журналом реєстрації. Якщо факсограма (електронне повідомлення) присвячена важливим питанням і піддягає розгляду керівництвом, то керівник має накласти резолюцію на окремому аркуші або спеціальному бланку для резолюцій (фішці), що додається до цих документів. Оригінал документа після надходження в установу реєструють у відповідних реєстраційних формах. На оригіналі документа поряд із реєстраційним штампом бажано зазначити дату одержання факсограми (електронного повідомлення). Наприклад:

Факсограму отримано ¡2.01.2009. Секретар підпис Я. М. Волошко 16.01.2009

або

Отримано в електронному вигляді 14.02.2009. Діловод підпис О. С Панова 18.02.2009

Оригінал документа, який надійшов слідом за факсограмою (електронним повідомленням), направляється у відповідний підрозділ. При цьому фішку з резолюцією, що була прикріплена до факсограми (паперової копії електронного повідомлення), додають до оригіналу документа. До справи вміщують оригінал документа та копію відповіді на нього. Після цього факсограму (паперову копію електронного повідомлення) можна знищити.

Вихідні факсограми також реєструються окремо в службі діловодства або іншому структурному підрозділі (див. додаток 49). Облік вихідних електронних повідомлень дозволяють здійснювати відповідні програмні засоби, що реалізують їх створення та відправлення. Однак за необхідності, у разі централізованого розсилання електронних повідомлень, їх також можна реєструвати в окремому журналі, як і вихідні факсограми.