Розділ «3.2.3. Реєстрація документів»

У деяких випадках можуть застосовуватися літерні індекси.

При реєстрації звернень громадян порядковий номер доповнюється першою літерою прізвища заявника.

Наприклад: Д-23. С-12.

Реєстрація документів з обмеженим доступом передбачає додавання до реєстраційного індексу відповідної відмітки, наприклад: 235/01-05ДСК.

З метою розрізнення груп наказів з особового складу кожному виду може присвоюватися літерний індекс. Система індексів розробляється кадровими службами з урахуванням специфіки реєстрації і формування наказів у даній установі. Для наказів з особового складу (про прийняття, переведення, звільнення, сумісництво працівників установи, про матеріальну допомогу, про заохочення працівників), до номера, як правило, додається літера "К" (кадри) або "ОС" (особовий склад), наприклад: № 145-К, № 68-ОС. Якщо накази про заохочення ведуться окремо, то додається літера "З" (заохочення), наприклад: № 47-3. Накази про надання відпусток можуть мати такий літерний індекс: № 83-Від., накази про відрядження - № 54-В, накази про стягнення - № 5-С.

На документах, авторами яких є кілька установ, індекси авторів проставляються через похилу риску в порядку зазначення авторів (зліва направо). Наприклад, реєстраційний індекс спільного наказу трьох установ буде таким: 356/501/231.

Реєстраційні форми

В установах застосовуються три форми реєстрації документів - журнальна, карткова й автоматизована, за допомогою комп'ютера.

Журнальна форма реєстрації

Карткова форма реєстрації документів

Порядок заповнення реєстраційної картки

Календарна шкала реєстраційної картки використовується для контролю за строками виконання документа. У ній зазначається дата, до якої документ має бути виконано.

У графі "Автор документа або кореспондент" записують назву установи, з якої надійшов документ, чи, якщо документ вихідний, установи, до якої його надсилають. При реєстрації звернень громадян у цій графі зазначають також прізвище, ім'я, по батькові, домашню адресу заявника.

Графа "Назва виду документа" заповнюється відповідно до назви реєстрованого документа (постанова, наказ, акт, доповідна записка тощо). При реєстрації листів цю графу не заповнюють.

У графі "Строк виконання" проставляють дату, до якої має бути виконано документ. При реєстрації ініціативного документа, який надсилають до інших установ, записують дату очікуваної відповіді. Строк виконання проставляють так: число, місяць, рік (арабськими цифрами), наприклад: 14.02.2009.

Графу "Дата та індекс надходження" заповнюють тільки для вхідних документів. У цій графі проставляють дату надходження документа та індекс, наданий установою-одержувачем. Відомості переносяться з реєстраційного штампа, а після виконання документа їх доповнюють номером справи за номенклатурою або іншим індексом.

У графі "Дата та індекс документа" при реєстрації вхідного документа проставляють дату документа та індекс, наданий йому установою-автором. При реєстрації вихідного або внутрішнього документа у цій графі зазначають дату відправлення (підписання) та індекс документа.

До графи "Заголовок документа або короткий зміст" переноситься заголовок, сформульований у документі. У разі відсутності заголовка його слід сформулювати відповідно до чинних правил. Якщо заголовок недостатньо повно відбиває зміст документа, то до цієї графи додатково вносять відомості з тексту.

До графи "Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець" переноситься з документа повний зміст резолюції (доручення), із зазначенням прізвища їх автора і дати. З резолюції переносять також прізвище, ініціали відповідального виконавця, зазначають номер його телефону. Ця графа заповнюється після попереднього розгляду документа. Якщо на документі резолюція відсутня, то в цій графі секретар зазначає прізвище, ініціали, якщо потрібно, - посаду (структурний підрозділ) виконавця, якому направлено документ, і дату.

У графі "Розписка в одержанні документа" виконавець розписується про одержання документа і проставляє дату.