Розділ «3.2.3. Реєстрація документів»

У графі "Відмітка про виконання" стисло записують, як вирішено питання по суті або зазначають дату та індекс документа-відповіді. У випадках, коли письмова відповідь на зареєстрований документ не потрібна, у цій графі занотовують, коли, ким і як вирішено питання, порушене в ініціативному вхідному документі. Такий запис засвідчується підписом виконавця документа із зазначенням його посади, ініціалів і прізвища. У цій же графі зазначають індекс справи за номенклатурою, до якої документ буде підшито для подальшого зберігання.

У картці, складеній на ініціативний вихідний документ, у графі, де йдеться про строк виконання, зазначають дату одержання відповіді, дату.

Індекс і короткий зміст листа-відповіді, а в деяких випадках - посаду і прізвище особи, яка підписала лист-відповідь. Якщо письмової відповіді не складали, записують, коли і яке рішення прийнято по суті розглянутого питання. Цей запис засвідчується підписом безпосереднього виконавця документа із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища.

У картці, складеній на внутрішній документ, у даній графі зазначають конкретні дії щодо виконання документа. Якщо у процесі виконання складався новий документ, зазначають його дату й індекс, посаду і прізвище особи, яка підписала документ. Безпосередній виконавець засвідчує цей запис підписом із зазначенням посади, ініціалів, прізвища.

На зворотному боці картки в графі "Контрольні відмітки" фіксують дані про контроль за строками виконання, що мають містити дату перевірки і конкретні причини затримки виконання документа. Нерідко ця графа використовується і для записів, що стосуються руху документа, для внесення додаткової інформації з питання, що міститься в ініціативному документі. Графи "Фонд №", "Опис №", "Справа №" заповнюються в архіві, куди реєстраційні картки передаються разом з документами.

Від того, наскільки кваліфіковано й докладно будуть заповнені графи реєстраційної картки, залежатиме надалі швидкість пошуку документа як у поточній роботі з документами, так і в архіві установи.

Автоматизована форма реєстрації

Ручна традиційна карткова система реєстрації нині замінюється реєстрацією документів на персональних комп'ютерах з використанням готових автоматизованих інформаційних систем, що забезпечують реєстрацію, контроль і пошук документів (ринок програмних продуктів пропонує такі системи).

Реєстрація документів на комп'ютері дає можливість:

o одночасно реєструвати документи на кількох робочих місцях;

o організувати децентралізовану реєстрацію документів у структурних підрозділах з об'єднанням відомостей про всі документи (вхідні і внутрішні) в одній базі даних;

o на основі комп'ютерної бази даних організувати інформаційно-довідкову роботу;

o забезпечувати автоматизований контроль за виконанням документів.

У системах автоматизації діловодства та електронного документообігу застосовується також електронна реєстраційна картка, яка має всі реквізити традиційної РКК. Установлюється такий склад основних реквізитів реєстрації:

o назва установи (автор чи кореспондент);

o назва виду документа;

o дата і реєстраційний номер документа;

o дата й індекс надходження;

o заголовок до тексту (короткий зміст документа);

o резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);