TextBook Після привітання слід сформулювати мету вашого листа. За-надта вишуканість мови може бути й зайвою, але слід не забувати, що електронний лист - це все ж таки не телеграма. Пояснювати потрібно з подробицями, наводити приклади. Якщо лист був черговим, то слід подякувати за одержану відповідь чи за зустріч, яка відбулася.
Писати слід якомога стисліше. Довгі листи можуть й не прочитуватись до кінця. Перед тим як натиснути кнопку "Відправити" лист потрібно перечитати з метою виявлення та усунення помилок і огріхів. Звичайно, ніхто не застрахований від помилок. Коли ж помилки мають численний характер, то вони шкодять репутації.
З адресатом бажано говорити його ж мовою, використовувати такі ж слова, які використовує він, дотримуватися його стилю. Це буде однією із запорук знаходження спільної мови з адресатом. Все ж таки фахівці радять не копіювати неохайний стиль, скорочення і сленг.
Якщо на неформальний лист ви надішлете сухий офіційний лист, то ваш адресат, ймовірно, вдруге спілкуватися з вами не захоче.
Зазвичай у діловому листуванні не використовуються смайлики і скорочення. Якщо у телеграмах використовуються великі літери, то в електронній пошті текст надрукований великими буквами чимось нагадує розмову на підвищених тонах.
Завжди слід зазначати тему електронного листа. Слова "привіт" або "питання" у рядку "тема" вкажуть на те, що в електронному листуванні ви є новачком. Нечітко сформульована тема може створити враження, що ваш лист - це спам. Він буде знищений.
Перед тим як відіслати файли електронною поштою, слід вточнити чи зможе адресат їх прийняти. Без попередження можна надсилати вкладення до 2-3 мегабайт. Комп'ютерники радять не вкладати файли форматів: exe., pif., bat., com., cmd., ser. Багато поштових клієнтів чи серверів їх блокують намертво. Файли для пересилання рекомендують пакувати в архів (zip., rar.) як обкладинку.
Листа з невтішними новинами фахівці радять складати так. Лист має розпочинатися і закінчуватися якимись оптимістичними фразами. Невтішні новини містяться в середині. Їх слід подавати коректно. Відмову слід аргументувати.
Слід пам'ятати прислів'я про те, що слово - не горобець, випустиш - не впіймаєш. Фахівці не рекомендують надсилати лист у таких випадках:
o ви розлючені, гніваєтеся або перебуваєте у нетверезому стані; конфлікт краще за все розв'язувати під час особистої зустрічі;
o ви одержали агресивно складений лист, на нього не відповідайте;
o якщо ви праві, то про це краще сказати при особистій зустрічі;
o якщо ж ви неправі, то про це теж краще сказати при зустрічі;
o якщо ви не знаєте, як вчинити у тій чи іншій ситуації, то краще певний час зачекати з відповіддю;
o перетворення листування у безплідне (про це вказує надпис "Re" у темі листа); таке листування варто припинити;
o коли доцільно промовчати, якщо немає нічого такого, що можна було б додати до листування, яке відбулося.
Вчені виявили залежність ще й від електронної пошти. Таку залежність мають люди, які занадто часто перевіряють пошту. Пошто залежні радіють не самому листу, а факту його отримання. Свій поштовий ящик вони провіряють щойно побачивши комп'ютер.
Пересічний американський клерк щодня провіряє пошту приблизно 50 разів, а відсилає повідомлення ще частіше - 80 разів.
3.8. Телефон
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Ділова кар'єра» автора Дахно І.І. на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „3.7. Листування“ на сторінці 2. Приємного читання.