РОЗДІЛ 5. СПЕЦІАЛЬНІ ВИДИ ДІЛОВОДСТВА

Друкування документів та їх розмножування

Розсилання (відправлення) документів

Розсилання конфіденційних документів здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником установи і керівником служби діловодства, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

Розсилання проводиться цінними або рекомендованими поштовими відправленнями чи кур'єрами, які доставляють документи під розписку в реєстрі.

Документи, які розсилають до інших установ, мають бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключити можливість доступу до них. Конверти повинні бути світлонепроникними, пакети мають заклеюватися. На конвертах (упакуваннях) вказують адреси та назви одержувача і відправника, номери вкладених документів із зазначенням відмітки "ДСК", "Конф.", "КТ".

При цьому забороняється зазначати на конвертах прізвища й посади адресата, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

Формування документів у справи

Порядок надання дозволу на доступ до конфіденційних документів та користування ними

Доступ до конфіденційних документів здійснюється лише на основі письмового дозволу керівника установи.

Дозвіл на доступ до конфіденційних документів оформляється у вигляді:

o резолюції керівника на документі;

o завдання (доручення) щодо виконання документа із зазначенням прізвища виконавця в змісті розпорядчих документів (наказ, розпорядження);

o письмового дозволу на видавання документів (для архівних справ). Доступ до конфіденційних документів, що надійшли до установи, здійснюється на основі резолюції керівника на самому документі або на супровідному листі. Із супровідного листа резолюція переноситься на документ і засвідчується підписом особи, відповідальної за облік, опрацювання та зберігання конфіденційних документів, із вказівкою дати.

Доступ виконавців до документів, що містять конфіденційну інформацію, здійснюється відповідно до затвердженого списку посадових осіб, які мають право працювати з такими документами. Зміни до цих списків, пов'язані з розширенням або обмеженням зазначеного кола осіб, вносяться з письмового дозволу керівника на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів.

Виконавець документа (якщо він продовжує працювати за тією ж тематикою) та особи, які візували й підписували документ, допускаються до нього без спеціального дозволу.

У разі відсутності виконавця (відрядження, відпустка, хвороба) його документами мають право користуватися керівник структурного підрозділу, в якому він працює, або, за письмовим дозволом останнього, - інші виконавці того ж підрозділу, які мають відношення до зазначених документів. За відсутності виконавця документи вилучаються із сейфа у встановленому порядку комісією зі складанням акта.

Відомості, що містяться в конфіденційних документах, не дозволяється використовувати у відкритих виступах чи публікувати в ЗМІ, забороняється експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати на стендах, вітринах тощо. Порядок користування документами, що містять комерційну таємницю, визначається інструкцією щодо роботи з такими документами в установі.

Знімати копії з документів, а також робити витяги з документів із грифом обмеженого доступу можна тільки з дозволу керівника установи чи структурного підрозділу.

Копіювати документи з грифом обмеженого доступу, отримані від інших установ, можна лише з дозволу установ - авторів цих документів.

Справи з грифом обмеженого доступу можна видавати з архіву установи чи відомчих бібліотек закритого типу таким особам: