РОЗДІЛ 5. СПЕЦІАЛЬНІ ВИДИ ДІЛОВОДСТВА

Посадові особи, у т. ч. працівники служби діловодства (секретар), які працюють з конфіденційними документами, мають бути обізнані з правилами роботи з ними, ознайомлені під розписку з відповідними відомчими інструкціями або індивідуальною інструкцією, що визначає порядок роботи з конфіденційною інформацією.

Співробітникам (виконавцям), яких допущено до роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, забороняється усно чи письмово розголошувати будь-які відомості, що містяться в цих документах, якщо це не викликано службовою необхідністю.

Установи, у процесі діяльності яких створюються документи, що містять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави, повинні дотримуватися вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави [14].

Серед методів захисту конфіденційної інформації, що не є власністю держави, можна виокремити такі:

o розроблення положення про конфіденційну інформацію установи;

o підготовка інструкції, що визначає порядок обліку, зберігання і використання документів, що містять конфіденційну інформацію;

o розроблення інструкції щодо дотримання співробітниками режиму нерозголошення конфіденційної інформації;

o включення до статуту (положення) установи розділів, що регламентують захист конфіденційної інформації;

o розроблення угоди про нерозголошення конфіденційної інформації, що укладається з особами, які мають доступ до такої інформації.

З метою забезпечення збереженості та захисту банківської таємниці банки зобов'язані з урахуванням вимог, визначених Правилами зберігання, захисту, використання та розкриття банківської таємниці, розробити внутрішні положення, в яких встановити спеціальний порядок ведення діловодства з документами, що містять банківську таємницю, зокрема визначити: порядок реєстрації документів, роботи з документами, що містять банківську таємницю, відправлення та зберігання документів, які містять банківську таємницю, а також особливості роботи з електронними документами, що містять банківську таємницю.

5.1.4. Особливості організації конфіденційного діловодства

Облік документів

Облік конфіденційних документів включає присвоєння та проставлення в облікових формах і на документах реєстраційних номерів, запис облікових і пошукових даних про документи (дати, автора, заголовка, кількості сторінок, даних про місцезнаходження тощо). Обліку підлягають усі без винятку виготовлені в установі документи з грифом обмеженого доступу. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а друковані видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

Документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструються один раз. Облік ведеться в журналах (див. додаток 53) чи на картках, як правило, - окремо від обліку документів відкритого діловодства.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом обмеженого доступу ведеться окремо від обліку паперових документів.

При одержанні конфіденційного документа співробітник повинен звірити номер отриманого документа з його номером у журналі реєстрації, перевірити кількість аркушів і розписатися за отриманий документ. При поверненні конфіденційного документа співробітник служби діловодства (секретар) повинен звірити номер цього документа з номером у журналі, перевірити кількість аркушів документа й у присутності співробітника, що повертає документ, поставити в журналі реєстрації (у відповідній графі) свій підпис і дату повернення документа.

Сторінки реєстраційних журналів нумеруються, прошнуровуються й опечатуються. На останній обліковій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який засвідчує працівник служби діловодства (секретар), проставляється печатка "Для пакетів".

При незначному обсязі документів з грифом обмеженого доступу можна вести їх облік (реєстрацію) разом з документами загального діловодства. При цьому на картці (у журналі) до реєстраційного номера документа чи видання додається відповідна відмітка, наприклад: "ДСК", "Конф.", "КТ" тощо.

Тираж видання з грифом обмеженого доступу, отриманий для розсилання, реєструється під одним вхідним номером у журналі обліку й розподілу видань із відповідними грифами (див. додаток 53).

Додатково розмножені примірники документа (видання) враховуються за номером цього документа (видання), про що робиться відмітка на розмноженому документі (виданні) та в усіх облікових формах. При цьому нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірника, що були розмножені раніше.