РОЗДІЛ 4. АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ

o обсяг документообігу (АСУД повинна забезпечувати роботу зі всіма документами установи в межах свого функціонального призначення; системи повинні відповідати реальним обсягам документообігу установи і мати необхідний резерв);

o експлуатаційну надійність системи (АСУД має бути притаманний достатній рівень надійності; збої і поломки програмно-технічних засобів АСУД не повинні впливати на безпеку і збереженість документаційного фонду установи);

o кількість користувачів, які одночасно можуть працювати в системі.

4. Програмна реалізація системи.

При аналізі програмної реалізації автоматизованої системи оцінюють такі технічні і технологічні характеристики:

o інтеграція з програмними додатками, інтеграція в інформаційне середовище установи (можливість підключення до системи інших модулів, розроблених тією ж компанією, іншими компаніями або самостійно; виділення в системі комунікаційного ядра, призначеного для адміністрування, розробки і самостійного її використання; можливість автоматичного внесення в систему відомостей про структуру установи, забезпечення інформаційної єдності установи, інтеграції з існуючими засобами автоматизації управління документами, включення всіх документів, баз і банків даних без перекручень, втрат інформації і зміни характеристик; можливість інтеграції з архівом установи);

o підтримка української (за бажанням - російської) мови;

o технічні вимоги АСУД (технологія "клієнт - сервер"; засоби розробки в АСУД (наявність інтерфейсу прикладних програм (АРІ), можливість самостійних модифікацій); операційна система серверної частини АСУД; операційна система клієнтської частини автоматизованої системи діловодства; система управління базами даних, що використовується як основа; програмний комплекс, що використовується АСУД; телекомунікаційні можливості; апаратні можливості серверної і клієнтської частин);

o маршрутизація документів (залежно від завдань управління і діловодної практики установи при виборі АСУД слід звертати увагу на можливість фіксації або зміни маршруту документа);

o відстеження версій і підверсій документів;

o можливість роботи з мобільними (віддаленими) користувачами і групами користувачів;

o наявність в АСУД модулів для сканування документів (або можливість інтеграції з професійними системами управління образами);

o можливість спільної роботи над документами;

o протоколювання дій у системі.

5. Технологія діловодства.

Технологія підтримування АСУД може бути умовно названа "вітчизняною" або "західною". АСУД, що підтримують вітчизняні технології процесів діловодства (до них належать і російські програмні продукти), орієнтовані насамперед на використання в державних установах і відбивають всі прийняті в них традиції і норми діловодства (чітко виражений характер руху документів усередині установи, відстеження всього комплексу робіт з документами в реєстраційно-контрольних формах, спеціалізовані служби для забезпечення єдиного порядку опрацювання документів). АСУД, що підтримують "західні" технології діловодства (рух документів переважно горизонтальний, відсутність централізованого (в межах всієї установи) контролю, реєстрація документів безпосередньо виконавцями, відсутність спеціалізованих служб діловодства), орієнтовані на максимально повне використання електронних документів і засобів колективної роботи користувачів, відсутність проміжних ланок. Основною особливістю "західної" технології є моделювання конкретних процесів документообігу і настроювання на ці моделі програмних систем.

6. Способи захисту системної інформації.

Для забезпечення інформаційної безпеки можуть використовуватись апаратні, програмні й організаційні засоби.

7. Відкритість і масштабованість системи.

АСУД повинна забезпечувати можливість її модернізації без суттєвих економічних і організаційних витрат, без втрати інформації при можливих змінах в організації діловодства установи.