РОЗДІЛ 4. АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ

8. Вартість.

Для визначення вартості АСУД потрібна оцінка таких показників: базова вартість системи; вартість ліцензійного програмного забезпечення, необхідного для встановлення й експлуатації АСУД; вартість додаткових програмних і технічних засобів, що не входять до базового комплекту поставки (засоби електронного цифрового підпису, системи оптичного розпізнавання тексту тощо); вартість робіт (з обстеження установи, встановлення програмного забезпечення, навчання адміністраторів і користувачів, первісного конфігурування системи, її модернізації, технічного обслуговування тощо).

Такий комплексний підхід до обрання АСУД дозволить здійснити впровадження системи, яка сповна відповідатиме вимогам і завданням автоматизації управлінської діяльності установи.

Обравши систему, можна розпочинати впровадження спочатку пілотного, а потім і повномасштабного проекту автоматизації діловодства та електронного документообігу. Однак, вибір АСУД - це не просто технологічне або інженерне завдання, він має бути пов'язаний із загальною стратегією розвитку установи.

Усю роботу з вибору найбільш відповідної системи виконують співробітники відділів інформаційних технологій та служб діловодства.

Впровадженню системи має передувати етап обстеження та раціоналізації діловодства. Позитивних результатів від впровадження АСУД можна очікувати лише у випадку, якщо в установі попередньо буде проведено оптимізацію складу документації, документопотоків, чітко розподілено функції та завдання між структурними підрозділами й окремими співробітниками служби діловодства, визначено, які інформаційні процеси стануть безпаперовими, а які фіксуватимуться в документах з паперовими носіями.

4.3. Функціональні можливості систем електронного документообігу

Як правило, СЕД реалізують функції з автоматизації традиційних діловодних процесів і передбачають паралельне функціонування електронного і паперового документообігу. Водночас вони можуть успішно здійснювати повноцінний електронний документообіг за умови впровадження в установі електронного цифрового підпису.

У СЕД одиницею зберігання є реєстраційна картка (далі - РК) документа - електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки. РК містить вичерпні відомості про документ і зберігається в єдиній базі даних. База даних, що зберігає РК документів, за аналогією з традиційним документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною СУБД.

Функціональні можливості системи підтримують ведення РК на всіх етапах виконання документа, включаючи його реєстрацію, підготовку резолюцій, оформлення звітів виконавцями, направлення документа до справи. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.

Усі документи, що підлягають реєстрації, поділяться на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного індексу і різний набір реквізитів. Як, правило, підтримуються три базові групи:

o вхідні;

o вихідні (внутрішні);

o звернення громадян.

Група "Вхідні" призначена для реєстрації службової кореспонденції, що надходить до установи, група "Вихідні (внутрішні)" - для реєстрації вихідної кореспонденції установи та внутрішніх документів, група "Звернення громадян" - для реєстрації вхідних листів громадян.

У більшості СЕД допускається розподіл кожної з груп документів на довільні підгрупи, що поєднують документи за загальною тематичною ознакою, ознаками структурних підрозділів або листування.

Кожну з підгруп, у свою чергу, можна також поділити на дрібніші підгрупи. Наприклад, групу "Вихідні" можна розділити на підгрупи "Вихідні документи" і "Внутрішні документи", а підгрупу "Внутрішні документи" - на підгрупи "Накази", "Розпорядження", "Заяви", "Доповідні записки" тощо. У групі "Накази" виокремлюють "Накази з основної діяльності", "Накази з особового складу", "Накази з адміністративно-господарських питань" тощо.

Порядок розподілу на підгрупи визначається правилами документообігу та потребами довідково-аналітичної роботи.

Залежно від того, до якої базової групи віднесено документ, його РК містить різний набір реквізитів. Склад реквізитів кожної з груп документів також визначається чинними нормативно-правовими актами з діловодства.

Розгляд вхідного документа