Розділ «3.2.4. Організація контролю за виконанням документів»

o завдань наступних місяців поточного року - не рідше одного разу на місяць;

o завдань поточного місяця - кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення строку.

Таким чином, група контролю (секретар) виявляє документи, строк виконання яких минає, і нагадує про це виконавцям у письмовому вигляді. Нагадування може стосуватися виконання окремого завдання або документа в цілому. Крім того, можна відібрати всі документи і завдання, доручені певному виконавцеві, і попередити його про те, що строки виконання спливають. Подеколи практикують розсилання нагадувань, які містять відомості про документи, що перебувають в одному або кількох структурних підрозділах.

Строки здійснення попередніх перевірок виконання документів мають бути закріплені в інструкції з діловодства або в регламенті роботи установи.

. Результати перевірок, як правило, отримані по телефону або під час безпосереднього запиту в структурному підрозділі (у виконавця), та нагадування відбивають у РКК (графа "Контрольні відмітки"). При цьому попередні записи не закреслюються. Відповідальність за правильність інформації несуть виконавці.

Якщо в процесі розгляду питання документ передається від одного виконавця до іншого, все це також фіксується на зворотному боці картки.

Дані про перебіг та результати контролю за виконанням документів мають періодично аналізуватися.

Як правило, відомості про стан виконавської дисципліни узагальнюються і подаються у вигляді зведень або переліків.

У зведеннях про виконання документів (див. додаток 50), що підлягають контролю, оперують цифровими показниками, рознесеними за відповідними графами.

Зведення можуть бути щомісячними, щотижневими, щоденними. В установах з документообігом понад 25 тис. аналіз може здійснюватися за видами документів (доручення, накази, рішення колегій тощо). Переліки невиконаних у встановлений строк документів (див. додаток 50) надсилаються до структурних підрозділів-виконавців і після заповнення відповідних граф повертаються до групи контролю.

Зведення про невиконані документи уможливлюють вивчення роботи управлінського апарату, зокрема дають уявлення про те, де документи систематично затримуються, де виконуються своєчасно, строків виконання яких груп документів найчастіше не дотримуються. Такий аналіз, у свою чергу, дає можливість виявити причини порушення строків виконання документів.

Про стан виконання документів інформують керівництво установи. Дані питання мають розглядатися на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів (колегії, дирекції, правління тощо).

На підставі результатів аналізу розробляють і вживають заходів щодо прискорення виконання документів, підвищення якості виконавської дисципліни, удосконалення організації контролю й управління в цілому.

Документ знімає з контролю керівник, який поставив його на контроль, або за його дорученням служба діловодства.

Документи з типовими строками виконання знімають з контролю за рішенням контролюючого підрозділу служби діловодства.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після фактичного виконання доручень по суті, документованого підтвердження виконання та повідомлення зацікавлених установ і осіб про результати. Окрім того, документ вважається виконаним, якщо в матеріалах про виконання не надано додаткових доручень і документи не повернуто на доопрацювання. Якщо виконання не документувалося (тобто заявнику не надсилали письмової відповіді), тоді відмітка про виконання робиться на самому документі-запиті, її проставляють у лівому куті нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа. Передавання документів на виконання іншим співробітникам не є підставою для їх зняття з контролю або перенесення строків виконання.

Якщо контрольна служба встановлює, що зміст, форма та процедура виконання не відповідають суті завдання, вона має право повернути документ на доопрацювання без продовження строків виконання.

Технічні операції завершуються зняттям документів з контролю після їх фактичного виконання. Про це робиться відмітка у спеціальній графі РКК, де зазначається, що й коли зроблено, проставляються підпис особи, яка підтверджує виконання (відповідальний виконавець), та дата остаточного виконання або відправлення документа.

При знятті документів з контролю слід мати на увазі, що листи-запити до інших установ з метою уточнення ситуації, з'ясування будь-яких обставин, отримання необхідних даних тощо не є підставою для визнання документа виконаним.

Після зняття документа з контролю контрольні картки на виконані документи доцільно переміщувати в картотеку виконаних документів, систематизуючи їх за виконавцями або питаннями діяльності установи. Це дасть можливість у разі необхідності простежити фактичний перебіг виконання документів, виявляти повторювані труднощі, визначати завантаженість і дисциплінованість співробітників, встановити середні строки виконання однотипних документів.