TextBook Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп'ютерних програм, що дають можливість вести оперативний контроль, або є складовою комплексної програми автоматизації документообігу.
Документи з резолюціями, що мають планову дату виконання, автоматично потрапляють до електронної контрольної картотеки. Реєстраційна картка документа, який підлягає контролю, отримує відповідну відмітку і пересилається в папку "На контролі" автора резолюції. Доступ до цієї папки можуть мати користувачі, які здійснюють контроль за виконанням документів. Якщо таких працівників немає, контроль може здійснювати автор резолюції.
При автоматизованій формі контролю за виконанням документів пошук необхідної інформації здійснюється за видами документів, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання і змістом. Відомості про виконання документів можуть автоматично складатися за заданою формою і надходити на комп'ютер керівника. Автоматизована система контролю за виконанням документів дає можливість вести постійний статистичний аналіз виконавської дисципліни в установі.
Таким чином, чітко організований контроль і перевірка виконання -основа успішного здійснення установою поставлених перед нею завдань. Підвищенню ефективності контролю за виконанням і виконавської дисципліни сприяє чіткий розподіл праці в установі, правильно складені положення про структурні підрозділи та посадові інструкції співробітників, чіткі й однозначні формулювання доручень та строків виконання у резолюціях керівництва, висока якість підготовки документів.
3.2.5. Інформаційно-довідкова робота за документами
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Діловодство» автора С.Сельченкова на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „3.2.4. Організація контролю за виконанням документів“ на сторінці 4. Приємного читання.