Розділ «3.2.4. Організація контролю за виконанням документів»

o узяття документів на контроль, формування картотеки документів, що підлягають контролю, або автоматизованої бази даних;

o перевірка своєчасності доведення документів до виконавця(-ів);

o попередні перевірки і регулювання роботи щодо виконання поставлених завдань;

o облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

o інформування керівництва про роботу і підсумки виконання документів;

o повідомлення про роботу і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів;

o зняття документів з контролю;

o формування картотеки виконаних документів.

Початок операцій з контролю, тобто взяття документа на контроль, збігається з моментом реєстрації документа.

Якщо документ має конкретну дату виконання, зазначену в тексті, або входить до переліку документів, що підлягають обов'язковому контролю за виконанням в установі, його має право поставити на контроль служба діловодства під час реєстрації. Вхідні документи ставлять на контроль після того, як їх розглянув керівник і зазначив у резолюціях індивідуальні строки виконання.

У разі постановки на контроль документів, що містять низку завдань, виконання яких доручено різним виконавцям, служба контролю бере на контроль кожне доручення або завдання.

Постановка документа на контроль позначається так: на лівому березі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) проставляється відмітка про контроль: літера "К" або напис чи штамп "Контроль". Таку ж відмітку проставляють у реєстраційній формі.

Форму контролю обирають виходячи з можливостей установи. Це може бути традиційна строкова картотека або автоматизована система контролю за виконанням документів.

Строкову картотеку ведуть з метою здійснення контролю в ручному режимі. При цьому використовують РКК, заповнені при реєстрації документів, та картотечну шухляду з картонними або пластмасовими роздільниками. Діловодна служба вносить до РКК прізвища виконавців, зміст резолюцій керівника та всі наступні відмітки про проходження і виконання документів. РКК складають також на усні доручення керівництва установи.

РКК документів, що перебувають на контролі, групуються у спеціальні контрольні картотеки або у відповідному розділі довідкової картотеки.

Картки у контрольній картотеці розміщують у спеціальній шухляді, що має 33 роздільники. Тридцять один роздільник - відповідно до кількості днів місяця (31 день), два додаткові - нульове для карток на документи, виконання яких спочатку передбачалось у попередньому місяці (з простроченими строками виконання), і 33-те - для документів, виконання яких заплановано на наступний місяць або на інший, більш тривалий строк. Картки систематизуються за строками виконання документів, за виконавцями, групами документів (накази керівника, доручення вищих органів, рішення колегій тощо).

На практиці зазвичай картки розташовують за строками виконання. Працівник групи контролю (секретар) щодня переглядає їх і готує ті картки та матеріали до них, які за строками або відповідно до програми перевірки виконання підлягають їй наступного дня.

Після постановки документа на контроль група контролю або співробітник, відповідальний за контроль, перевіряють, чи своєчасно його доведено до виконавця(-ів).

Протягом строку виконання документа група контролю (секретар) здійснює поточні перевірки з виконання поставлених у документі завдань. Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

o завдань наступного року - не рідше одного разу на рік;