Розділ «1.4.4. Табель форм документів та альбом форм уніфікованих документів»

Однією з функцій служби діловодства є вдосконалення форм і методів роботи з документами. Задля її реалізації має бути розроблена низка внутрішніх нормативних документів, зокрема табель форм документів та альбом уніфікованих форм документів, які затверджує керівник установи. Ведення цих документів, тобто внесення до них змін та контроль за їх застосуванням, також покладається на службу діловодства.

Розроблення табеля форм документів

Складання альбому уніфікованих форм документів

Як правило, табель форм документів та альбом уніфікованих форм документів розробляються одночасно, оскільки робота зі складання альбому є логічним продовженням підготовки табеля і пов'язана з нею на змістовому рівні. Водночас альбом можна розробляти і використовувати як самостійний документ, без попереднього складання табеля. Якщо ці два документи розробляються одночасно, то результати аналізу створюваних в установі документів і заповнені на них карти, на підставі яких розробляють табель, використовуються також і для підготовки альбому. При складанні виключно альбому мають бути відібрані зразки тих документів, які до нього включатимуться. Наприклад, можуть бути розроблені: Альбом уніфікованих форм службових листів; Альбом уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів; Альбом уніфікованих форм документів з кадрових питань тощо. У будь-якому разі необхідно мати масив документів, які використовуватимуться як первинний матеріал для розроблення форм документів.

У ході підготовки альбому виокремлюють такі етапи роботи:

o визначення завдання (призначення альбому і склад документів);

o класифікація форм документів з метою визначення структури альбому й розподілу всіх документів на дві групи: а) ті, що мають уніфіковані форми, б) ті, що потребують уніфікації;

o уніфікація форм документів;

o формування альбому та підготовка методичних вказівок щодо застосування форм документів, включених до нього.

Якщо альбом розробляється одночасно з табелем, перший етап роботи проводиться ще під час підготовки табеля. Отже, безпосередня робота з розроблення альбому починається з класифікації документів на ті, що вже мають уніфіковані форми, й на ті, які їх не мають.

Під уніфікованою системою документації розуміють систему, в якій всі документи створено за однаковими правилами [33, с. 8]. Уніфікація документів здійснюється з метою скорочення переліків форм документів, типізації їх форм та стандартизації термінів, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації, зниження трудомісткості опрацювання документів, найефективнішого використання обчислювальної техніки.

Нині в Україні розроблено 15 уніфікованих (загальноприйнятих) систем документації, які включено до ДКУД:

1) організаційно-розпорядча документація (код 02);

2) первинно-облікова документація (код 03);

3) банківська документація (код 04);

4) фінансова документація (код 05);

5) звітно-статистична документація (код 06);

6) планова документація (код 07);

7) ресурсна документація (код 08);