Розділ «1.4.4. Табель форм документів та альбом форм уніфікованих документів»

Анкета - форма подання тексту, що містить характеристику одного об'єкта за певними ознаками. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими здійснюється описування об'єкта, а змінною - конкретні характеристики. Анкета будується за принципом "запитання - відповідь". У тексті-анкеті постійну інформацію виражено іменником у називному відмінку або словосполученням, головне слово в якому вживається в називному відмінку. Змінну інформацію в анкеті записують також словосполученнями, що складаються з іменника в називному відмінку, дієслова (наприклад, має, не має тощо), числівника (частіше в цифровій формі), або словами "так", "ні".

Анкетна форма часто застосовується для уніфікації облікових форм, звітів (див. приклад 4).

Приклад 4. Уніфікована форма подання у вигляді анкети

Таблиця - форма подання тексту, що містить опис кількох або багатьох об'єктів за певним набором ознак. Таблиця має два рівні членування тексту - вертикальний і горизонтальний.

Узагальнене найменування ознак у таблиці складають заголовки і підзаголовки (головка таблиці), а найменування об'єктів - заголовок і підзаголовки рядків таблиці, які розміщують у крайній лівій графі таблиці (боковик) (див. приклад 5).

Приклад 5. Форма побудови таблиці

У таблицях, як і в анкетах, текст спрощено, у ньому переважають конструкції іменникового типу: назва об'єкта, його кількість, розмір, тип, марка тощо. У таблиці постійну інформацію подано найменуваннями ознак, за якими описується певна кількість об'єктів, зазначених у крайній лівій графі таблиці. Змінна інформація в таблиці записується у клітинки, утворені перетинанням горизонтальних рядків і вертикальних граф.

До таблиць не рекомендується включати окрему графу "Номер за порядком" (№ з/п). У разі необхідності нумерування об'єктів їх номери послідовно проставляють у крайній лівій графі таблиці перед відповідним найменуванням.

Заголовки граф таблиці пишуть з великої літери. Підзаголовки - з малої літери, якщо вони складають одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапка в кінці заголовків і підзаголовків граф непотрібна. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці формулюються іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживають лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення.

Якщо графи таблиці містять кількісні показники, то в її заголовку зазначається одиниця виміру, наприклад: Сума, грн.; Маса, кг; Кількість, шт.

У таблицях, які складаються з кількох сторінок, задля уникнення перенесення заголовка на нову сторінку, графи таблиці нумерують і на кожній наступній сторінці вміщують лише рядок з номерами граф.

Таблиці застосовують, як правило, для подання інформації у звітно-статистичних, бухгалтерських, банківських, кадрових, організаційно-розпорядчих та інших документах (див. приклад 6).

Приклад 6. Уніфікована форма графіку проведення атестації у вигляді таблиці

Усі види подання уніфікованих текстів (трафарет, анкета, таблиця) можуть застосовуватись як роздільно, так і разом. За необхідності в уніфікованій формі документа частину тексту можна подати у вигляді трафарету, частину - у вигляді анкети або таблиці.

Кожен структурний підрозділ установи повинен мати примірники інструкції з діловодства, табеля форм документів та альбому уніфікованих форм документів. Для повсякденного використання зазначених документів найдоцільнішою є їх електронна форма, що забезпечує швидкий доступ до них на будь-якому робочому місці, оснащеному персональним комп'ютером.