Розділ «1.4.4. Табель форм документів та альбом форм уніфікованих документів»

8) торговельна документація (код 09);

9) зовнішньоторговельна документація (код 10);

10) цінова документація (код 13);

11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);

12) документація з побутового обслуговування населення (код 17);

13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);

14) документація з Пенсійного фонду (код 20);

15) словниково-довідкова документація (код 21).

Усі уніфіковані системи документації є чинними і використовуються в діяльності установ. Форми документів, що входять до їх складу, є обов'язковими для застосування, їх вносять до альбому як готові форми. Інші документи спочатку уніфікують, а потім включають до альбому.

Під уніфікованою формою документа розуміють стандартний формуляр документа, встановлений відповідно до його функціонального призначення в певній сфері діяльності чи галузі. Під час розроблення уніфікованих форм документів установи потрібно:

o визначити набір реквізитів, необхідних і достатніх для підготовки документів;

o встановити послідовність розташування реквізитів на носії інформації та правила їх оформлення;

o уніфікувати текст документів.

Уніфікація текстів полягає у вживанні єдиної форми мовних елементів, яка найточніше передає зміст постійно повторюваних управлінських ситуацій або дій. Уніфікація текстів документів проводиться методом виокремлення постійної та змінної інформації. Постійною є інформація, яка повторюється в усіх документах, створюваних в аналогічних управлінських ситуаціях. Змінною вважається інформація, що дає можливість розрізняти повторювані управлінські ситуації. Постійна інформація фіксується в уніфікованій формі документа і стає незмінною, повторюваною частиною тексту.

В уніфікованій формі документа має бути передбачене вільне місце для запису змінної, нової інформації. Щоб відокремити постійну інформацію від змінної, необхідно мати хоча б кілька документів одного виду й одного призначення, створених в аналогічних управлінських ситуаціях. Лише аналіз документів дає підставу для поділу інформації на постійну та змінну.

В уніфікованій формі документа текст може бути подано у вигляді трафарету, анкети або таблиці. Визначальним при виборі форми подання тексту є характер інформації, що міститься в ньому.

Трафарет - це форма подання тексту, яка містить постійну інформацію і пробіли (порожні рядки), призначені для внесення змінної інформації, що характеризує певну управлінську ситуацію. У тексті-трафареті зберігається граматична структура, тобто це - граматично зв'язаний текст, побудований за нормами ділової писемної мови.

Текст подають у вигляді трафарету в тому разі, якщо основним змістом документа є інформація про управлінські дії.

До таких документів належать: накази, розпорядження, протоколи, акти, договори, угоди, доповідні записки, листи, довідки, заяви, заявки тощо. Текст-трафарет може містити "підказки" у вигляді підрядкових пояснень про характер інформації, яку варто вносити у порожні рядки. Трафаретний текст забезпечує точність і чіткість викладу, при цьому спеціалісти витрачають мінімум часу на складання й оформлення документів (див. приклад 3).

Приклад 3. Уніфікована трафаретна форма заявки