Розділ «3.2.7. Відправлення документів»

o фальцювання документів (згортання аркушів) і вкладання їх у конверти;

o заклеювання конвертів;

o визначення вартості відправлення;

o складання списку на рекомендовану та цінну кореспонденцію;

o передавання до відділення зв'язку.

Відповідальність за пакування документів покладається на виконавця документа та службу діловодства.

Під час опрацювання вихідної кореспонденції слід дотримуватися таких правил:

o документи, що надходять для відправлення, повинні опрацьовуватися й відправлятися того ж дня або не пізніше наступного робочого дня;

o у разі надсилання кореспонденції до інших міст, окрім назви установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку [21];

o оригінали розпорядчих та інших внутрішніх документів залишаються в установі, яка є їх автором. До інших установ надсилають їх засвідчені копії;

o на оригіналах документів, які підлягають поверненню в установу, на верхньому правому березі першої сторінки проставляють штамп: "Підлягає поверненню";

o на рекомендовану та цінну кореспонденцію складається опис вкладення, в якому співробітник експедиції (секретар) проставляє своє прізвище та дату відправлення;

o документи з електронними носіями, посилки і бандеролі мають надсилатися в упакуванні, що відповідає технічним вимогам і вимогам щодо збереженості носіїв та записаної на них інформації;

o обов'язкова супровідна документація до деяких категорій документів (з електронними носіями; документів, у яких не передбачено зазначення дати, реєстраційного індексу й адреси одержувача; посилок і бандеролей) проходить експедиційне опрацювання на загальних підставах;

o для відправлення документів, що надсилаються постійним адресатам, рекомендується використовувати конверти із заздалегідь надрукованими адресами;

o усі документи, що надсилаються на одну адресу, вкладають в один конверт, а на листах з кількома адресатами підкреслюється назва того кореспондента, якому надсилається примірник листа.

Останніми роками з розвитком надсилання документів за допомогою засобів електричного зв'язку (телеграм, телетайпограм, факсограм, телефонограм, електронних повідомлень) кількість кореспонденції, що пересилається традиційними поштовими відправленнями, зменшується.

Передавання інформації адресатам за допомогою засобів електричного зв'язку здійснюється швидко й оперативно. Водночас і в цьому випадку слід дотримуватися певних правил.

Телеграми, що приймаються співробітником служби діловодства для відправлення, мають бути завізовані, підписані, датовані, зареєстровані та мати відмітку про категорію й вид відправлення.

Передавання інформації за допомогою телефонограм здійснюється усно по каналах телефонного зв'язку на підставі підписаного відповідною посадовою особою тексту телефонограми.