Розділ «3.2.7. Відправлення документів»

При передаванні документів по каналах факсимільного зв'язку слід керуватися такими правилами:

o документи мають бути підписані й зареєстровані;

o обсяг документа (тексту, схеми, графічного зображення), виконаного на папері формату А4 чорним кольором, не повинен перевищувати п'яти аркушів;

o документ для передавання каналами факсимільного зв'язку подається із заявкою (див. додаток 52), підписаною керівником структурного підрозділу.

Види документів, які передаються каналами факсимільного зв'язку, а також необхідність і порядок досилки їх паперового оригіналу адресату визначаються інструкцією з діловодства установи.

У разі відправлення електронних повідомлень централізовано службою діловодства її працівник запускає програму відправлення електронної пошти і створює файл повідомлення, в якому зазначає ім'я, дату й час відправлення, електронний формат, інформацію про використання електронного підпису, обсяг документа, інформацію про "стиснення" документа із вказівкою використаної програми.

Електронні повідомлення передаються адресатам відповідно до списку на розсилку. Кожному абоненту виділяється індивідуальна поштова скринька (область пам'яті ЕОМ), якій присвоюється код користувача, й обмін електронними повідомленнями здійснюється через поштові скриньки.

Оскільки при передаванні документів електронною поштою виникає проблема засвідчення підпису (авторизації документа), необхідно користуватися спеціальною програмою, що дає можливість застосовувати електронний цифровий підпис або електронний підпис (за умови укладення угоди про авторизацію з певним кореспондентом).

Види документів, інформація яких передається електронною поштою, а також необхідність і порядок досилки їх паперового оригіналу адресату визначаються інструкцією з діловодства з урахуванням технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

У разі впровадження в установі системи електронного документообігу виконавцям зазвичай пересилається РКК документа із прикріпленим файлом, що містить електронний образ самого документа. При цьому відповідальному виконавцеві за необхідності може передаватись і паперовий оригінал документа. Застосування такої технології дає можливість зменшити кількість паперових копій документів, прискорити рух документів в установі, скоротити трудомісткість опрацювання документів і підвищити оперативність та ефективність виконання посадових обов'язків діловодним персоналом.