Розділ «1.4.3. Інструкція з діловодства»

Основним нормативно-методичним документом, що визначає і встановлює єдиний порядок створення, оформлення документів та роботи з ними, є інструкція з діловодства. Це обов'язковий документ для будь-якої установи. Розроблення інструкції з діловодства - одна з функцій служби діловодства або секретаря. Інструкцію затверджує керівник установи. Цей документ призначено не лише для працівників служби діловодства або секретаря, а для всіх працівників установи, оскільки визначає технологію роботи з документами. З огляду на це інструкція з діловодства має бути присутня в кожному структурному підрозділі, бажано - у кожного працівника.

Основне завдання інструкції з діловодства - встановити технологію роботи з документами з моменту їх створення або надходження і до відправлення кореспондентові чи передавання на архівне зберігання.

З цієї причини до інструкції з діловодства мають бути включені:

o правила документування управлінської діяльності установи (створення й оформлення основних комплексів управлінських документів);

o правила документообігу (рух документів у процесі їх створення і виконання, отримання і відправлення, реєстрація, контроль за виконанням документів, довідкова робота за документами);

o правила зберігання документів (систематизація виконаних документів, формування справ і забезпечення їх збереженості, підготовка до передавання на архівне зберігання).

Порядок підготовки інструкції з діловодства

Вимоги до структури та змісту інструкції з діловодства

Інструкція з діловодства складається з кількох розділів. Структура тексту цього документа мас бути такою:

1. Загальні положення;

2. Документування управлінської діяльності

2.1. Підготовка й оформлення документів;

2.2. Особливості підготовки й оформлення окремих видів документів;

2.3. Вимоги до бланків документів та їх облік;

2.4. Порядок друкування і розмножування документів;

3. Організація документообігу

3.1. Приймання і попередній розгляд документів;

3.2. Порядок реєстрації документів;

3.3. Порядок організації обліково-довідкових картотек;