Розділ «1.4.3. Інструкція з діловодства»

3.4. Порядок направлення документів на виконання;

3.5. Організація контролю за виконанням документів;

3.6. Порядок відправлення вихідних документів;

4. Забезпечення збереженості документів

4.1. Складання номенклатури справ;

4.2. Вимоги щодо формування справ;

4.3. Організація оперативного зберігання документів у структурних підрозділах;

4.4. Підготовка справ до архівного зберігання.

У розділі "Загальні положення" обов'язково зазначається: інструкцією з діловодства встановлено єдину систему діловодства в установі, всі її працівники повинні дотримуватися положень цього документа. В окремому пункті називаються нормативні документи, на підставі яких складено інструкцію. У першому розділі також зазначають, на кого покладено керівництво діловодством в установі загалом і в структурних підрозділах, зокрема, викладають загальні принципи організації діловодства в установі, маршрути руху документів, у т. ч. характеризують технологічні процеси автоматизації документообігу.

Наприклад, до розділу "Загальні положення" можна внести такі пункти:

1.1. Інструкція з діловодства (далі - Інструкція) встановлює єдину систему документування і організації роботи з документами в установі.

1.2. Інструкція визначає порядок організації загального діловодства, ЇЇ положення поширюються на всю службову документацію.

Порядок організації діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається окремими інструкціями.

1.3. Інструкцію розроблено відповідно до положень Конституції та законів України, нормативно-правових актів Президента України і Кабінету Міністрів України, наказів і методичних рекомендацій Державного комітету архівів України, національних стандартів України у сфері діловодства, а також організаційних документів установи.

1.4. Відповідальність за організацію діловодства в установі несе її керівник.

1.5. Організацію та удосконалення діловодства на засадах єдиної політики і застосування сучасних програмно-технічних засобів, а також організаційно-методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах здійснює канцелярія.

1.6. Інструкція визначає основні правила підготовки, оформлення, контролю за виконанням та організації роботи з документами в структурних підрозділах установи.

1.7. Правила створення управлінських документів і порядок роботи зі службовими документами, встановлений цією Інструкцією, є обов'язковими для всіх працівників установи. Всі працівники установи несуть відповідальність за виконання вимог Інструкції, збереженість службових документів і нерозголошення інформації, що в них міститься.

1.8. Адміністративну відповідальність за організацію і стан діловодства в структурних підрозділах, а також дотримання встановлених Інструкцією правил і порядку роботи з документами несуть керівники структурних підрозділів.

1.9. Керівник структурного підрозділу визначає особу, відповідальну За організацію діловодства в підрозділі, та узгоджує її кандидатуру із завідувачем канцелярії.