Розділ «1.4.2. Посадові інструкції працівників служби діловодства»

законвертовує, адресує і маркує вихідну кореспонденцію;

забезпечує зберігання документів, які проходять через експедицію;

стежить за технічним станом устаткування, що перебуває в експлуатації, своєчасно повідомляє про його несправність" [44, п. 10].

У розділі "Права" визначаються і наводяться делеговані працівникові права, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на нього завдань та обов'язків. Так, для секретаря керівника установи можуть бути вказані такі права: "не приймати на підпис керівника установи службові документи, підготовлені з порушенням чинних стандартів; у межах своєї компетенції та повноважень відповідати на телефонні дзвінки, адресовані керівнику установи, з метою ефективного використання його робочого часу; запитувати від структурних підрозділів необхідні матеріали, а також пояснення про причини затримки виконання завдань і доручень керівництва".

Розділ "Відповідальність" містить показники особистої відповідальності працівника за виконання робіт у процесі професійної діяльності за певною посадою. Цей розділ може мати узагальнений вигляд, наприклад: "працівник несе відповідальність за невиконання обов'язків і невикористання прав, передбачених нормативно-правовими актами і цією інструкцією", або бути розписаним більш детально, наприклад: "несе відповідальність за неправильне оформлення документів, що подаються на підпис керівництва, їх невідповідність встановленим вимогам; за несвоєчасне передавання документів до архіву установи; за правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України".

У розділі "Обсяг знань" подається перелік основних нормативно-правових актів, методичних документів, якими працівник служби діловодства керується у своєї діяльності, а також зазначаються додаткові, порівняно з кваліфікаційною характеристикою, вимоги до знань, умінь, майстерності працівника.

Розділ "Кваліфікаційні вимоги" містить норми, які стосуються рівнів освіти, кваліфікації, досвіду, спеціалізації, достатніх для повного та якісного виконання робіт за посадою. Нині для працівників служб діловодства вимагається наявність вищої або професійно-технічної освіти.

Розділ "Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою" розкриває взаємовідносини та зв'язки з іншими працівниками в підрозділі та за його межами, умови їх заміщення тощо.

Зразки деяких посадових інструкцій працівників служби діловодства наведено в додатках 4,5.

Оскільки окремі кваліфікаційні характеристики працівників містять лише основні або типові завдання та обов'язки, посадові інструкції можуть доповнюватися роботами, які передбачені положенням (статутом), регламентом, технологічними картами, іншими нормативними документами, встановленими адміністрацією за погодженням з профспілковим або іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом.

Посадова інструкція - документ тривалого користування, який застосовується до заміни новою посадовою інструкцією. Підставою для підготовки нової інструкції є зміна назви та функцій установи, підрозділу, посади.