TextBook Перш ніж подати проект документа на підпис керівникові, виконавець зобов'язаний ще раз перевірити правильність його складання й оформлення, уточнити цифрові дані, посилання на нормативно-правові акти, наявність необхідних віз і додатків.
Проект документа, який передбачається надіслати іншій установі, складається у двох примірниках.
Перший примірник друкують на бланку, на інших примірниках, тобто відпусках (копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи), текст бланка не відтворюється. Під час реєстрації на першому примірнику проставляють лише дату підписання документа та його реєстраційний індекс. Візи проставляють на відпуску. Підготовлений у двох примірниках документ подається на підпис разом з матеріалами, на підставі яких його було складено. Наприклад, лист установи завжди додається до проекту поданої на підпис керівникові відповіді на нього.
Оформлені документи передаються на підпис керівникові установи або структурного підрозділу відповідно до повноважень. Делегування права підпису документів з певних питань заступникам керівника установи та керівникам структурних підрозділів сприяє оперативному руху документів та їх виконанню у найстисліші строки.
Документи передаються керівництву на підпис через секретаря керівника або безпосередньо виконавцем залежно від визначеного в установі порядку. Керівник підписує перший примірник документа, виготовлений
на бланку. Після підписання документа секретар або виконавець передає його на реєстрацію і відправлення. Перший примірник документа направляють адресату, відпуск з візами виконавця та посадових осіб залишається у справі установи. На відпуску співробітник служби діловодства проставляє відмітку про засвідчення копії та печатку служби діловодства.
Якщо документ надсилається до кількох установ, то після його реєстрації виконавець визначає необхідний тираж і організовує його розмножування. На документ, що розсилається більш як на чотири адреси, виконавець складає список на розсипку (див. додаток 51).
На документі-запиті виконавець повинен зробити відмітку про його виконання і направлення до справи відповідно до номенклатури.
Документ-запит підшивають до справи разом з відпуском.
Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, хвороби, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові, за погодженням з керівником, усі невиконані документи та поінформувати групу контролю (секретаря) про передавання документів, що контролюються, іншому виконавцеві.
3.2.7. Відправлення документів
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Діловодство» автора С.Сельченкова на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „3.2.6. Організація проходження документів в установі“ на сторінці 2. Приємного читання.