РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

o інформаційно-аналітичні (листи, акти, довідки, доповідні записки тощо);

o обліково-звітні.

Окрім того, всі вхідні документи за змістом можна поділити на ініціативні (які, у свою чергу, поділяються на ті, що потребують відповіді чи виконання, та надіслані для відома) й листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.

Залежно від значущості автора та змісту вхідні документи направляють керівникові установи, структурним підрозділам або конкретному виконавцю. Отже, весь потік вхідних документів розподіляють на кілька груп, кожна з яких має різні шляхи руху й потребує різної послідовності роботи з ними.

Кому саме слід передавати той чи інший документ, визначає служба діловодства або секретар на стадії попереднього розгляду.

Документи, створені в установі, поділяються на дві групи:

o внутрішні, створені для потреб установи, що функціонують лише в її межах;

o вихідні, які після створення надсилають до інших установ.

Внутрішні документи, як правило, не розсилаються. Однак за умови територіальної роз'єднаності структурних підрозділів або існування філії установи, куди направляються і внутрішні документи, наприклад розпорядчі, для внутрішніх документів також має бути передбачено етап відправлення.

Усі документи, створювані в установі, поділяються на ініціативні (складені для вирішення потреб установи чи розроблені на виконання завдань вищих органів) та підготовлені у відповідь на отримані запити.

Вихідні документи, як і вхідні, можна проаналізувати за видами та за кореспондентами-адресатами. Вихідні документи також поділяють на такі, що потребують відповіді, та надіслані для відома, з метою інформування.

Таким чином, документи установ можна вивчати за документопотоками. І кожному потокові притаманні певні особливості проходження й опрацювання.

3.1.4. Визначення обсягу документообігу