Розділ «7.3. Складання описів справ»

До річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання (див. додатки 68, 69) включають заголовки справ, що відклались у структурних підрозділах установи впродовж року. Заголовки справ включають до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ структурних підрозділів, а для безструктурних установ - зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік, а також перевірки правильності формування та оформлення справ. У разі необхідності заголовки справ уточнюються, а справи, сформовані неправильно, підлягають розшиванню і переформуванню.

До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складають передмову, у якій наводяться відомості про основні напрями діяльності та структуру установи за період, що охоплюють справи опису; коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах; висвітлюються особливості формування й описування справ, їх систематизації в опису. Передмову підписують укладач опису та керівник архіву установи (особа, відповідальна за архів).

Установи - джерела формування НАФ складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕК установи в установленому порядку подаються на схвалення ЕПК відповідного державного архіву, а потім затверджуються керівником установи.

До зведеного опису справ тривалого (понад 10років) зберігання (див. додатки 70,71) включають заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів установи, зокрема справи зі строком зберігання "до ліквідації установи". Систематизація заголовків справ у цьому опису повинна відповідати зведеній номенклатурі справ установи за цей самий рік.

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються ЕК установи і затверджуються її керівником. Установи, в діяльності яких документи НАФ не створюються, складають описи у трьох примірниках і надсилають їх на погодження ЕК органу вищого рівня, якщо він існує. Після повернення схвалені описи справ затверджує керівник установи. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві установи як недоторканий, а другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій може надсилатися для контролю до органу вищого рівня.

Зведений опис справ з особового складу (див. додатки 72,73) містить, як правило, документи кадрової служби, бухгалтерії та відділу охорони праці.

Заголовки справ опису з особового складу систематизуються за номінальною ознакою у такій послідовності: накази з особового складу (про прийняття, переміщення, заохочення, преміювання, звільнення); облікові документи (списки особового складу); книги (журнали) обліку наказів з особового складу; алфавіти наказів з особового складу; картки з обліку особового складу (ф. № Т-2); особові справи (у т. ч. осіб, представлених до присвоєння почесних звань, атестаційні справи, персональні справи); контракти, трудові договори, що замінюють особові справи; бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, а в разі їх відсутності - розрахункові відомості з зарплати); документи про атестацію і тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки); документи про проведення атестації та встановлення кваліфікації; нагородна документація; документи про нещасні випадки на виробництві (акти, протоколи, висновки, журнали); незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки, військові білети, дипломи, атестати тощо).

Особові справи (особові картки) вносяться до опису за роком звільнення посадових осіб у алфавітному порядку їх прізвищ.

Кожну особову справу, залежно від обсягу, можна вносити до опису як окрему одиницю зберігання; водночас дозволяється кілька особових справ підшивати в одну справу (наряд), що включається до опису під самостійним номером. Наприклад:

1. Особові справи звільнених працівників ЗАТ "Юпітер" з прізвищами з літери "А" по літеру "К".

2. Те саме, з прізвищами з літери "Л" по літеру "Я".

Особові справи в наряді групуються в алфавітному порядку. На початку справи (наряду) вміщують внутрішній опис усіх особових справ, внесених до наряду, із зазначенням номерів сторінок.

Кожна особова справа в наряді відокремлюється чистим аркушем паперу, на якому зазначають прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку заведено справу.

Особові картки також формують у наряди в алфавітному порядку, наприклад:

Особові картки звільнених членів колгоспу (ф. № Т-2) з прізвищами з літери "А" по літеру "Н".

Особові рахунки працівників формуються у хронологічному порядку за алфавітом прізвищ працівників, наприклад: Особові рахунки працівників з прізвищами з літери "А" по літеру "М"у або згідно зі структурою установи, наприклад: Особові рахунки працівників відділу постачання та збуту.

За наявності значної кількості особових справ та особових карток на особові справи та картки звільнених працівників може складатись окремий опис.

До кожного річного розділу зведеного опису справ з особового складу бажано також укладати передмову, в якій, як правило, зазначають напрями діяльності та структуру установи за цей період, коротко характеризують зміст і повноту документів у справах, висвітлюють особливості формування й описування справ.

Описи справ з особового складу установ - джерел формування НАФ складаються в трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК установи, погоджуються з ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджуються керівником установи.

Описи справ з особового складу установ, у діяльності яких документи НАФ не утворюються, складаються в двох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК установи, подаються на погодження ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради), після чого затверджуються керівником установи.