Розділ «3.2.2. Попередній розгляд і розподіл документів»

Якщо документ є повторним, то до нього підбирають раніше надіслані документи і, за необхідності, всі разом передають керівникові. У випадку з'ясування, що для ухвалення рішення можуть знадобитися додаткові матеріали (наприклад, розпорядчі документи органів вищого рівня, на які є посилання в документі), відповідальна за розгляд кореспонденції особа (секретар) має підібрати ці документи і надати керівникові.

При ознайомленні з призначеною для керівництва кореспонденцією доцільно виділяти в ній основні моменти. Можна підкреслити важливу фразу, скласти коротку записку, які характеризують сутність листування, що мало місце раніше.

Після детального ознайомлення з документами виокремлюють ті з них, зміст яких не підтверджує необхідності їх реєстрації. Такі документи розподіляють для доставки за призначенням.

Якщо до документа, що підлягає реєстрації, не складено заголовка, то працівник, який здійснює попередній розгляд, підкреслює олівцем фрази, за якими можна визначити зміст документа. Це робиться для того, щоб реєстратор міг автоматично перенести ці фрази в реєстраційні форми, не читаючи і не аналізуючи документ.

Переглядаючи документи, працівник служби діловодства (секретар) олівцем у встановленому місці (зазвичай праворуч на верхньому березі першого аркуша документа) проставляє умовну позначку структурного підрозділу, до якого направляється документ, або прізвище виконавця (у діловодній практиці ця операція називається розміткою). Умовною позначкою структурного підрозділу є його номер за списком підрозділів установи. Наприклад, 05 - відділ кадрів, 10 - відділ постачання. Кожну особу з керівного складу установи можна умовно позначити одним з перших десяти чисел (01 - керівник, 02 - перший заступник, 03 - заступник керівника).