РОЗДІЛ 7. Організація контролю грошових коштів і фінансових інвестицій

Перевірка своєчасності та повноти оприбуткування виручки від реалізації проводиться методом порівняння даних за датами та сумами документів структурних підрозділів підприємства, які здійснюють реалізацію, із даними прибуткових касових ордерів.

Під час перевірки повноти оприбуткування готівки отриманої за чеками з поточного рахунку в банку за корінцем чека встановлюють отриману суму та звіряють її з сумою, вказаною в прибутковому касовому ордері й відповідним записом в касовій книзі.

За умови виявлення розходжень шляхом зустрічної перевірки з установою банку перевіряючі з'ясовують номера й дати документів, за якими була отримана готівка, прізвища й посади одержувачів, а також загальну суму отриманої та не оприбуткованої готівки. За характером невідповідності документальних даних можна встановити, хто з осіб, що отримували готівку, допустив зловживання.

Надходження грошей за реалізацію товарно-матеріальних цінностей, надані послуги, повернення невикористаних авансів та інші надходження перевіряють одночасно з документами на видачу цінностей, надання послуг, та іншими документами, що відображують стан розрахунків із підзвітними особами та іншими дебіторами підприємства. Розмір надходження з постійних джерел перевіряють шляхом встановлення його розміру, періодичності надходження, повнота оприбуткування встановлюється виявленням відхилень від початково-розрахованої суми й періодичності з врахуванням змін відповідно до обставин.

За нормальних умов сума виручки, що відображена в касовій книзі касира, повинна відповідати сумі реалізації товарно-матеріальних цінностей.

Шляхом порівняння чеків із заниженими показниками лічильників контрольно-касових апаратів, зазначеними в книзі касира можна виявити суми заниження показів лічильника. Відповідальність сум перевіряють в результаті порівняння записів у книзі касира з даними контрольної стрічки, що відбиває кожну суму, на яку каса вибиває чек. Дані касової книги необхідно звіряти з даними чеків або контрольних стрічок за кожний день.

Факти неоприбуткування грошей, одержаних від різних джерел за необлікованими касовими ордерами або без видачі квитанцій установлюють перевіркою повноти надходження готівки з усіх джерел.

Обґрунтованість операцій з видачі готівки перевіряють шляхом зустрічної перевірки записів у касовій книзі з даними документів, що дають підстави для їх звершення.

Далі шляхом формальної та нормативно-правової перевірки досліджуються видаткові касові ордера й прикладені до них первинні документи. Підраховують підсумки первинних документів й порівнюють із даними ордерів. Після цього встановлюють зміст первинних документів, достовірність їх дат, доброякісність.

Підсумки виправдовувальних документів, в яких приведені будь-які розрахунки, перевіряють перехресним шляхом і вибірковою перевіркою правильності розрахунків.

Правомірність списання у видаток по касі сум на виплату зарплати перевіряють за допомогою прийому обстеження, візуальної перевірки оформлення платіжних відомостей, арифметичних підрахунків, загальних підсумків виплаченої й депонованої сум. Записи в розрахунково-платіжних документах хоча б вибірковим шляхом повинні бути звірені з документами, на підставі яких вони складені. Так виявляють безнадійність платіжних документів, що прийнято називати інтелектуальною підробкою. У разі виникнення підозри щодо достовірності підписів про отримання зарплати застосовують прийоми зустрічної перевірки та експертного висновку спеціаліста.

При перевірці використання коштів на господарські потреби особлива увага приділяється дотриманню своєчасності повернення до каси підприємств залишку невикористаних коштів (одночасно з відповідним звітом).

Слід пам'ятати, що на вчасно неповернуті працівниками підприємства підзвітні суми збільшується фактична сума готівки в касі. Остання порівнюється з лімітом каси, при перевищенні якого сплачують штрафні санкції (суми перевищення) за кожний день перевищення ліміту готівки в касі.

У разі виявлення розміру необґрунтовано списаної готівки слід вияснити, яким чином це зловживання було приховано в обліку, тобто яким чином приведені у відповідність дані про рух і наявність грошових коштів за касовою книгою й на рахунку 30, яким чином невнесені на розрахунковий рахунок або вилучені з нього, але неоприбутковані в касі суми знайшли відображення в регістрах бухгалтерського обліку, за рахунком 31, а також встановити, хто з працівників бухгалтерії складав документи й робив записи в регістрах бухгалтерського обліку.

Для перевірки дотримання встановленого ліміту каси використовують методичний прийом порівняння та арифметичні підрахунки даних про фактичний залишок грошей у касі на кінець дня з урахуванням неправомірної дебіторської заборгованості підзвітних осіб щодо одержаних авансів на відрядження та господарські потреби, з одного боку, та встановленого ліміту у касі, з іншого боку. Позитивна різниця такого розрахунку свідчить про перевищення ліміту грошей у касі, й підлягає перерахуванню в дохід бюджету.

Згідно вимог чинних Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку затверджених наказом Мінфіну України від 29 грудня 2000 р. № 356 записи у Журналі 1 та Відомості 1.1 до нього здійснюють на підставі звітів касира та доданих до них прибуткових і видаткових касових ордерів у хронологічному порядку підсумками за 2-3 дні.

За умови великої кількості щоденних готівкових операцій можливо накопичення даних за кожний день попередньо у допоміжній відомості в потрібному аналітичному розрізі.

Під час контролю доцільно використати прийом зустрічної перевірки, зокрема, кредитові обороти рахунку 30 за Журналом 1 зіставити з оборотами за дебетом відповідних рахунків у Відомостях 1.2, 1.3, 3.1, 3.2, 3.3, а також підсумками платіжних відомостей. Відповідно дебетові обороти рахунку 30 за Відомістю 1.1 слід зіставити з оборотами за кредитом відповідних рахунків у Журналах 1, 3 (розділ 1), 4 (розділ 2), 6. Підсумки оборотів за місяць Журналу та Відомості зіставляють з даними Головної книги.

Під час комплексного контролю, що здійснюється ревізійною комісією за результатами фінансово-господарської діяльності за рік для подання висновків стосовно річного звіту та балансу, слід зіставити інформацію про залишки готівки в облікових регістрах і фінансовій звітності.

Сума сальдо за рахунком 30 у відомості 1.1 (відомості № 1 с.-г.) із сальдо рахунку 31 (відомість 1.2 або відомість № 2 с.-г.) повинна бути тотожна даним форми № 1 "Баланс" (стаття "Грошові кошти та їх еквіваленти: в національній валюті; в іноземній валюті" коди рядків 230, 240) та форми № 3 "Звіт про рух грошових коштів" (стаття "Залишок коштів на кінець року" код рядка 430). Сальдо рахунку 30 (відомість 1.1) має бути тотожним даним форми № 5 "Примітки до річної фінансової звітності" (стаття "Каса" код рядка 640).