РОЗДІЛ 7. Організація контролю грошових коштів і фінансових інвестицій

За відсутності дозвільних підписів керівника та головного бухгалтера підприємства, реєстраційного номера документа, підписів, що засвідчують особу одержувача, а також у разі підчищень, помарок, виправлень, хоча б і оговорених, касир не повинен здійснювати операції приймання-видачі грошей.

Головний бухгалтер підприємства відповідно до вимог чинного Положення зобов'язаний не рідше одного разу на квартал за умови забезпечення раптовості проводити інвентаризацію касової готівки, грошових документів, включаючи бланки суворої звітності, що знаходяться під відповідальністю касира.

Рис. 7.4. Організація внутрішньогосподарського контролю коштів у касі та касових операцій за напрямками

Одночасно слід проводити інвентаризацію коштів у касі в разі виявлення недостач або лишків в інкасаторських сумках в умовах інкасації виручки.

Дані щодо кількості готівки в касі необхідні не лише для встановлення недостачі чи надлишку, вони використовуються для встановлення не оприбуткованої або необґрунтовано списаної на видатки суми грошей під час контролю касових операцій.

На початку інвентаризації перевіряючий отримує від касира розписку, що всі прибуткові й видаткові документи здані в бухгалтерію та вся готівка, що надійшла, оприбуткована, а видана - списана на видатки. Далі перевіряючий вивчає виправдовувальні документи за операціями, звершеними в день інвентаризації, перевіряє правильність оформлення, обґрунтованість і необхідність здійснених виплат.

За фактами пред'явлених не повністю оформлених документів, без підписів керівника, головного бухгалтера, осіб, що отримали гроші, а також особистих розписок на тимчасову позичку грошей отримують пояснення касира. Особисті розписки не враховуються для виведення результатів інвентаризації грошей у касі.

Слід перевірити правильність виведеного касиром залишку готівки у звіті та касовій книзі.

Касова книга повинна бути пронумерована, прошнурована та скріплена печаткою, а кількість аркушів книги підтверджується підписами керівника підприємства та головного бухгалтера.

Після цього здійснюють фактичну перевірку готівки та цінних паперів. Касир повністю звільняє сейф, щоб перевіряючі могли переконатись в повноті пред'явлених готівки й документів. По мірі перерахунку гроші й документи кладуть до сейфа.

Контролю підлягають також умови зберігання грошових засобів. Керівник підприємства зобов'язаний забезпечити збереження грошей у касі, а також при їх доставці та здаванні до установи банку.

Керівник несе відповідальність, якщо з його вини не були створені необхідні умови для забезпечення збереження грошових засобів.

Головний бухгалтер разом із керівником вирішує питання про виділення окремого ізольованого приміщення, придбання сейфів та їх прикріплення, охорони каси в неробочий час, зберігання дублікатів ключів від грошового сейфа та приміщення каси в опечатаному пакеті в керівника.

Головний бухгалтер і касир зобов'язаний забезпечити щоденне опечатування сейфа й приміщення каси. Під час контролю перевіряючому слід оглянути приміщення каси, сейф, переконатися у можливості закриття дверей зсередини під час виконання касових операцій.

Результати інвентаризації оформляють Актом про результати інвентаризації готівкових коштів.

Акт складається з метою відображення результатів інвентаризації наявних коштів (готівки, цінних паперів тощо), що зберігаються в касі підприємства.

В акті інвентаризації, як і в інвентаризаційних описах матеріальних цінностей, наводять лише фактичну наявність готівки, цінних паперів, бланків суворого обліку.

За виявленими недостачами та надлишками касир дає детальні пояснення. Недостачі готівки, а також номінальна вартість недостачі цінних паперів відшкодовуються касиром, а надлишки оприбутковуються. При значних сумах розходження фактично наявної готівки з даними бухгалтерського обліку керівник підприємства за представленням перевіряючих вирішує питання про усунення касира від посади.

Перевірка касових операцій зазвичай здійснюється в хронологічному порядку по мірі надходження й видачі готівки. Однак це не виключає можливості поглибленої перевірки повноти оприбуткування готівки за джерелами її надходження, або обґрунтованості витрат за окремими статтями.

В першу чергу виясняють відповідність між залишками грошей на рахунках у банку й даними обліку. Наявне розходження у розмірі не оприбуткованої суми підтверджує відсутність викривлень в обліку.