Розділ «3. ТИПОЛОГІЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ У МЕНЕДЖМЕНТІ ОРГАНІЗАЦІЙ»

3.1. Принципи функціонування інформаційних систем в організаціях

Існування виробничих і економічних об'єктів визначається їх призначенням задовольняти ті чи інші потреби суспільства. Кожен такий об'єкт вступає у певні відносини з змінюється середовищем (з державними органами управління, з іншими об'єктами тощо) і складається з безлічі різних елементів, взаємодія яких і забезпечує його існування і виконання своїх функцій. Надалі будемо називати будь-який такий об'єкт незалежно від його розмірів, форми власності, організаційно – правового статусу організацією.

Організація – це стабільна формальна соціальна структура, яка отримує ресурси з навколишнього світу і переробляє їх у продукти своєї діяльності. Всім організаціям притаманні як індивідуальні, так і загальні риси.

Здійснення управління – особлива функція. У зв'язку з цим в рамках організації можна виділити керований процес (об'єкт управління ) і керуючу частину (орган управління). їх сукупність визначається як система управління [13].

Система управління організацією функціонує на базі інформації про стан об'єкта, його входів і виходів у відповідності з поставленою метою. Управління здійснюється видачею управлінських впливів з урахуванням зворотного зв'язку і довкілля, ринку та вищих органів управління. Призначення керуючої системи – формувати такі впливи на керовану систему, щоб спонукати її прийняти стан, який визначається метою управління.

Цілі управління: виживання в конкурентній боротьбі, отримання максимального прибутку, вихід на певні ринки. Стосовно до промислового підприємства з деякою часткою умовності можна вважати, що метою є виконання виробничої програми в рамках техніко – економічних обмежень; керуючі впливу – це плани робіт підрозділів; зворотний зв'язок – дані про хід виробництва (випуску і переміщенні виробів, стани обладнання, запаси на складах і т.д.).

Плани і зміст зворотнього зв'язку не що інше, як інформація. Тому процеси формування керуючих впливів є процесами перетворення економічної інформації. Реалізація цих процесів і складає основний зміст роботи управлінських служб, у тому числі економічних.

У системі управління завжди присутній замкнутий інформаційний контур (рис. 3.1), в якому керуюча частина має на керований процес певний вплив. Щоб керуюча частина могла здійснювати управління, їй потрібно зіставляти фактичний стан керованого процесу з метою управління, у зв'язку з чим керований процес впливає на керуючу частину. Вплив обох частин здійснюється у вигляді передачі інформації [6].

Рис. 3.1. Інформаційний контур системи управління

В рамках інформаційного контуру існує та передається інформація про цілі управління, про стан керованого процесу, про керуючі впливи. Інформаційний контур разом із засобами збору, передачі, обробки та зберігання інформації, а також з персоналом, що здійснює ці дії з інформацією, утворює інформаційну систему даної організації.

Як правило, будь-яка організація є складним комплексом, що складається з декількох об'єктів, що мають власні керовані процеси і керуючі частини. Тому для узгодженого функціонування комплексу вводиться додаткова керуюча частина, що координує дії інших керуючих частин і керованих процесів (свого роду локальних систем управління), орієнтуючи їх діяльність на виконання загальної мети комплексу. При більш складному будові керованого процесу керуюча частина може мати багаторівневу структуру, що є характерним для більшості систем управління.

Результатом взаємодії організації із середовищем є різні зміни, що виникають у ній. Ці зміни можуть мати дві крайні і протилежні одна щодо одної форми: деградацію (руйнування організації) і розвиток (ускладнення організації, накопичення в ній інформації). Крім того, можлива й тимчасова рівновага між організацією і середовищем, завдяки якій організація протягом певного часу залишається незмінною або випробовує лише оборотні зміни. Ці зміни в організації викликають необхідність управління, тобто таких цілеспрямованих дій, які забезпечать досягнення цілей, що стоять перед організацією. Управління дозволяє залежно від особливостей конкретних організацій і цілей управління стабілізувати їх, зберегти їхню якісну визначеність, підтримати динамічну рівновагу з середовищем, забезпечити вдосконалення організації і досягнення того або іншого корисного ефекту.

Зазвичай, організація є складним комплексом, що об'єднує декілька об'єктів, які мають власні керовані процеси і керуючі частини. Тому для узгодженого функціонування комплексу вводиться додаткова керуюча частина, що координує дії всіх керуючих частин і керованих процесів (своєрідних локальних систем управління), орієнтуючи їхню діяльність на виконання загальної мети комплексу.

Координація роботи всіх підрозділів організації здійснюється через органи управління різного рівня. Традиційно розрізняють три рівні управління в керуючій частині об'єкта [6, 7, 11, 13]: вищий, середній і нижчий (табл. 3.1).

Кожний з них характеризується власним набором функцій, рівнем компетенції і потребує відповідної інформації.

Таблиця 3.1

Розподіл інформації за рівнями управління

Операційний (нижній) рівень управління забезпечує вирішення багаторазово повторюваних завдань і операцій та швидке реагування на зміни вхідної поточної інформації. На цьому рівні досить великий обсяг виконуваних операцій і динаміки прийняття управлінських рішень. Цей рівень управління називають оперативним через необхідність швидкого реагування на зміну ситуації. На рівні оперативного (операційного) управління великий обсяг займають облікові завдання. На нижчому рівні управління здійснюється оперативне управління, реалізуються об'ємно – календарні плани, здійснюється оперативний контроль і облік і т.п.

Функціональний (тактичний) рівень управління забезпечує вирішення завдань, що вимагають попереднього аналізу інформації, підготовленої на першому рівні. На цьому рівні велике значення набуває така функція управління, як аналіз. Обсяг розв'язуваних завдань зменшується, але зростає їх складність. При цьому не завжди можна виробити потрібне рішення оперативно, потрібний додатковий час на аналіз, збір відсутніх відомостей і т.п. Управління пов'язане з деякою затримкою від моменту надходження інформації до прийняття рішень та їх реалізації, а також від моменту реалізації рішень до отримання реакції на них. Середній рівень управління – рівень тактичного управління. Тут складаються тактичні плани, здійснюється контроль за їх виконанням, відстежуються ресурси тощо.