Розділ «6. АВТОМАТИЗОВАНІ ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ ОБРОБЛЕННЯ, УПРАВЛІННЯ ТА АНАЛІЗУ ІНФОРМАЦІЇ»

6.1. Інформаційні технології обробки даних

Інформаційна технологія обробки даних призначена для розв'язання добре структурованих задач, по яких є необхідні вхідні дані і відомі алгоритми та інші стандартні процедури їх опрацювання. Ця технологія застосовується на оперативному рівні управління в діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій. На рівні операційної діяльності вирішуються такі завдання:

– обробка даних про операції, що здійснюються фірмою;

– створення періодичних контрольних звітів про стан справ у фірмі;

– отримання відповідей на будь – які поточні запити й оформлення їх у вигляді паперових документів або звітів.

Існує декілька особливостей, пов'язаних з обробкою даних, що відрізняють дану технологію від усіх інших [7, 11, 19]:

1) виконання в організації необхідних задач по обробці даних. Кожній організації законом наказано мати і зберігати дані про свою діяльність, які можна використовувати як засіб забезпечення і підтримки контролю організації. Тому в будь-якій організації обов'язково повинна бути інформаційна система обробки даних і розроблена відповідна інформаційна технологія;

2) вирішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;

3) виконання стандартних процедур обробки. Існуючі стандарти визначають типові процедури опрацювання даних і регламентують їхнє дотримання організаціями усіх видів;

4) виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;

5) використання деталізованих даних. Записи про діяльність організації мають детальний характер, що допускає проведення ревізій. У процесі ревізії діяльність організації перевіряється хронологічно від початку періоду до його кінця і від кінця до початку;

6) акцент на хронологію подій;

7) вимога мінімальної допомоги у вирішенні проблем з боку спеціалістів інших рівнів.

На рис. 6.1 представлені основні компоненти інформаційної технології обробки даних. Наведемо їх характеристики:

1) збір даних. У міру того, як організація виробляє продукцію або послуги, кожна її дія супроводжується відповідними записами даних. Зазвичай дії фірми, що зачіпають зовнішнє оточення, виділяються особливо як операції, вироблені організацією.

2) обробка даних. Для створення з вхідних даних інформації, що відображає діяльність організації, використовуються такі типові операції: класифікація або угруповання. Первинні дані зазвичай мають вигляд кодів, що складаються з одного або декількох символів. Ці коди, які виражають певні ознаки об'єктів, використовуються для ідентифікації та групування записів.

3) інші види обробки даних: сортування, за допомогою якого упорядковується послідовність записів; обчислення, що включає арифметичні і логічні операції. Ці операції, що виконуються 'над даними, дають можливість отримувати нові дані; агрегування (або укрупнення), що служить для зменшення кількості даних і реалізоване в формі розрахунків підсумкових або середніх значень.

4) зберігання даних. Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для наступного використання або тут же, або на іншому рівні. Для їх зберігання створюються бази даних.

5) створення звітів (документів). В інформаційній технологи обробки даних необхідно створювати документи для керівництва і працівників організації, а також для зовнішніх партнерів. При цьому документи можуть створюватися як за запитом або у зв'язку з проведеною операцією, так і періодично наприкінці кожного місяця, кварталу або року [4].