Розділ «7. АВТОМАТИЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ФУНКЦІЙ В ОРГАНІЗАЦІЇ»

7.1. Автоматизація офісу

До офісних технологій відносяться: діловодство, управління, контроль управління, створення звітів, пошук, введення та оновлення інформації, складання розкладів, обмін інформацією між відділами офісу, між офісами підприємства та між підприємствами. Типові процедури, що виконуються в перерахованих вище завданнях [15]:

– обробка вхідної та вихідної інформації (читання і відповіді на листи, написання звітів, циркулярів та іншої документації, яка може включати також малюнки і діаграми);

– збір і подальший аналіз даних (звітність за певні періоди часу по різних підрозділах у відповідності з різними критеріями вибору);

– зберігання інформації, що надійшла (швидкий доступ до інформації та пошук необхідних даних).

Це вимагає виконання наступних умов: робота між виконавцями повинна бути скоординована; рух документів по можливості оптимізовано; надана можливість взаємодії підрозділів в рамках підприємства і підприємств в рамках об'єднання.

Автоматизований офіс привабливий для менеджерів усіх рівнів управління у фірмі не тільки тому, що підгримує внутрішній зв'язок персоналу організації, але також тому, що надає їм нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.

Інформаційна технологія автоматизованого офісу – це організація та підтримка комунікаційних процесів як усередині організації, так і з зовнішнім середовищем на базі комп'ютерних мереж та інших сучасних засобів передачі та роботи з інформацією [7, 11].

Офісні автоматизовані технології використовуються управлінцями, спеціалістами, секретарями і конторськими службовцями, особливо вони привабливі для групового вирішення проблем. Вони дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів і конторських працівників і дають їм можливість справлятися зі зростаючим обсягом робіт. Однак ця перевага є другорядним порівняно з можливістю використання автоматизації офісу в якості інструменту для вирішення проблем. Поліпшення прийнятих менеджерами рішень в результаті їх більш досконалої комунікації здатне забезпечити економічне зростання організації.

В даний час відомо кілька десятків програмних продуктів для комп'ютерів і некомп'ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопочта, комп'ютерні та телеконференції, відеотекст, зберігання зображень, а також спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д.

Основні компоненти автоматизованого офісу представлені на рис. 7.1. Автоматизація офісної діяльності здійснюється на основі програмно-апаратного комплексу, званого електронним офісом.

Електронний офіс – програмно-апаратний комплекс, призначений для обробки документів і автоматизації роботи користувачів в системах управління [9].

До складу електронного офісу входять такі апаратні засоби: один або кілька комп'ютерів, можливо, об'єднаних в мережу; друкуючих пристроїв; засоби копіювання документів; модем (якщо комп'ютери підключені до мережі або територіально віддаленій ПК). Додатково до складу апаратних засобів можуть входити сканери, використовувані для автоматичного введення текстової та графічної інформації безпосередньо з первинних документів; проекційне обладнання для проведення презентацій.

Рис.7.1. Автоматизація офісу

Основними програмними продуктами, що входять в офіс, є [4, 9]:

– текстовий редактор;

– електронна таблиця;

– система управління базами даних.

До складу програмного забезпечення офісу можуть також входити: