Розділ «2. СУТНІСТЬ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ В УПРАВЛІННІ ОРГАНІЗАЦІЄЮ»

2.1. Структура та склад інформаційної системи

У будь-якій інформаційній системі організовуються певні процеси, щоб

– виявити інформаційні потреби;

– здійснити відбір джерел інформації;

– здійснити збір інформації;

– виконати дії з обробки інформації, оцінці її повноти і значущості та за поданням її в зручному вигляді;

– вивести інформацію для надання споживачам або передачі в іншу систему;

– організувати використання інформації для оцінки тенденцій, розробки прогнозів, оцінки альтернатив рішень і дій, вироблення стратегії;

– організувати зворотний зв'язок – за результатами обробки даних здійснити корекцію взаємодії із зовнішнім середовищем.

Всі ці дії здійснюються за допомогою тих чи інших інформаційних технологій в рамках інформаційної системи організації.

Для будь-якої організації є істотним встановлення регламенту функціонування інформаційної системи – від виявлення інформаційних потреб до використання інформації. Йдеться про типізації завдань, що вирішуються в організації, встановлення періодичності отримання, обробки та використання інформації, стандартизації вхідних і вихідних документів, процедур обробки інформації [9, 10, 12, 14].

Кожен економічний об'єкт (організацію) або його частину можна розглядати як систему, яка прагне у своєму функціонуванні до досягнення поставленої мети. Для системи характерні наступні основні властивості: складність, подільність, цілісність, різноманіття елементів, відмінність їх природи, структурованість.

Складність системи залежить від безлічі входять до неї елементів, їх структурного взаємодії, а також від складності внутрішніх і зовнішніх зв'язків і динамічності.

Подільність системи означає, що вона складається з ряду підсистем, виділених за певною ознакою, відповідальному конкретним цілям і завданням. Це властивість особливо важливо при аналізі особливостей роботи економічних об'єктів, організації їх управлінської діяльності; формування та руху документопотоков; функціонування центрів переробки інформації і т.п.

Цілісність системи означає, що функціонування безлічі елементів системи підпорядковано єдиній меті, чим досягається бажана і визначається у процесі моделювання результативність діяльності конкретного економічного об'єкта.

Структурованість системи визначає наявність встановлених зв'язків і відносин між елементами всередині системи, розподіл елементів по горизонталі і рівнями ієрархії. Це не тільки обумовлює сформовану організацію виробничо- господарської діяльності, але і створює умови для формування руху матеріальних, грошових та інформаційних потоків.

Методологія створення ІС має певні фундаментальні принципи побудови. Головним з яких є системний підхід, який передбачає декомпозицію системи на частини (підсистеми) згідно з цілями її функціонування. У загальному розумінні підсистема – це частина системи, виділена за якою-небудь ознакою. Таким чином, структуру інформаційної системи становить сукупність окремих її частин, які називаються підсистемами. Сучасна концепція структури ІС містить функціональну і забезпечувальну частини (рис.2.І.) [9, 15].

Рис. 2.1. Структура інформаційної системи

Функціональна частина ІС (рис.2.2.) – це інформаційно – функціональна модель управління діяльністю організації. Основне призначення цієї частини – автоматизоване розв'язання задач і виконання розрахунків для досягнення поставленої мети. Функціональна ознака визначає призначення підсистеми, а також її основні цілі, завдання та функції. Вибір складу функціональних задач функціональних підсистем управління здійснюється звичайно з урахуванням основних фаз управління: планування; обліку, контролю й аналізу; регулювання (виконання). У господарській практиці економічних об'єктів типовими функціональними задачами є: виробнича, маркетингова, фінансова та кадрова діяльність організації. Зазначені напрямки визначили типовий набір інформаційних систем: виробничі системи; системи маркетингу; фінансові і облікові системи; системи кадрів (людських ресурсів); інші типи, що виконують допоміжні функції залежно від специфіки діяльності [4]. Типовими задачами даної частини ІС – є аналітичні, оптимізації, прогнозування і пошуку інформації.