РОЗДІЛ 4. ЗАКУПІВЕЛЬНА ЛОГІСТИКА

Крім того, однією з найважливіших задач відділу постачання в найближчому майбутньому повинна стати направлена робота з постачальниками щодо орієнтації їх технічних розробок, виходячи з інтересів компанії. Це вимагає від співробітників відділу знань про потенційні можливості постачальників, їх уміння і готовність здійснити необхідну адаптацію продукції, що розробляється.

У зв'язку з цим сформувалися і абсолютно нові задачі відділу постачання: аналіз і координація внутрішніх функцій компанії – дизайну, виробництва і постачання порівняно з аналогічними функціями постачальників; систематичний аналіз співвідношень між можливостями і цілями внутрішніх і зовнішніх процесів розробки продукції.

4.3. Механізм функціонування закупівельної логістики

В головних промислово розвинених країнах існує відпрацьований більш менш стандартний механізм матеріально-технічного забезпечення. Наприклад, матеріальне забезпечення виробничого процесу оброблювальних галузей у Німеччині засновано на системі складів підприємств- постачальників, центральних складів і складів підприємств, що забезпечують матеріальними ресурсами.

Традиційна система організації матеріального постачання у Німеччині заснована на принципі зберігання запасів. В цьому випадку потрібне оформлення документа про отримання необхідного для виробництва матеріалу із запасів власного складу. На складі підбираються потрібні матеріали і передаються за допомогою системи транспортування одержувачу або доставляються прямо на робочі місця.

У випадку якщо матеріал, який необхідний підприємству, відсутній на складі, подається запит до органу закупівель. На основі запиту закупівельний орган оформляє замовлення і посилає його постачальнику. Постачальник приймає замовлення і забезпечує відправку товарів. На підприємство- замовник відправляються крупні партії матеріалів, як правило, за допомогою автомобільного або залізничного транспорту. Замовлені вантажі після їх надходження приймають на центральному приймальному пункті компанії. Тут перевіряють якість матеріалів, їх відповідність заявці по кількості і номенклатурі. Після оформлення відповідних документів про надходження товарів вони доставляються на окремі виробництва. Типові шляхи проходження документації і матеріальних потоків при цій схемі показані у вигляді значної розгалуженості і різноманіття можливих варіантів господарських зв'язків, а також природного бажання керівництва підприємств вести строгий облік і контроль за системою матеріально- технічного постачання своїх підприємств. Потоки документації, що відповідають переходу від одного структурного елемента приведеної схеми до іншого, складаються в більшості своїй із спеціально розроблених формулярів. Наприклад, відділ закупівель або посередник передає постачальнику 9-10 документів, а постачальник, виконуючи заявку, передає на центральний пункт до 14 документів.

Взагалі численні формуляри з відповідними копіями для різних відділів і підрозділів дають деяке уявлення про розміри адміністративних витрат в рамках традиційної системи матеріального постачання. Замовник і постачальник, починаючи із замовленням на матеріал, його доставку і отримання, використовують близько 15 форм документів, кількість яких з відповідними копіями може розростися до 50 штук для оформлення однієї поставки. Процедура документообігу полегшується з використанням ЕОМ і участю автоматизованих систем, управління, проте потік інформації достатньо великий. За оцінкою німецьких фахівців, занадто великою є і кількість ланок системи.

Оформлення і обробка численних бланків займає багато часу, що приносить значний збиток замовникам, які чекають матеріали. Тривалість циклу організації поставки веде до можливих помилок у виконанні замовлень. Деякі помилки виявляються тільки тоді, коли матеріали вже доставлені за призначенням. Обробка цієї численної сукупності формулярів припускає наявність відповідного персоналу і передбачає значні виграти.

Головний недолік традиційної системи закупівель виражає потребу в комплексі складів з властивими їм адміністративними витратами і витратами праці. Основні статті витрат на утримання складів можна згрупувати таким чином:

1. Утримання складських приміщень: а) амортизація складських будівель; б) амортизація складського обладнання; в) витрати на профілактичний ремонт; г) витрати на опалювання, електроенергію і воду; д) страхування будівель і земельний податок; е) орендна платня.

2. Витрати на обслуговуючий персонал: а) заробітна платня складських робітників і службовців; б) витрати на соціальні потреби робітників і

службовців.

3. Витрати на транспортні засоби: а) амортизація; б) витрати на паливо і енергію; в) витрати на профілактичний і поточний ремонт; г) страхування і податки на транспортні засоби.

4. Збитки від зберігання запасів; а) охорона складів і старіння матеріалів; б) корозія і інші втрати; в) розбіжності в результатах інвентаризацій (помилки обліку відпуску і приймання); г) крадіжки; д) втрати внаслідок пониження цін; е) страхування запасів.

До основних статей витрат на утримання складів західні економісти відносять також втрати відсотків на капітал, які можна б було одержати, якби не довелося знімати гроші з рахунків банку на фінансування будівництва складських приміщень і оснащення їх відповідним обладнанням.

Перераховані статті витрат можуть досягати значних сум, тому система матеріально-технічного постачання постійно оптимізується з погляду пошуків механізмів функціонування, які знижували б потребу в складах до необхідного мінімуму, спрощували процедуру замовлення і отримання предметів постачання, прискорювали швидкодію системи.

Добре зарекомендувала себе в справі матеріально-технічного постачання виробництва система договорів з фірмами-посередниками. Система була розроблена і застосована у ФРН в кінці 70-х – початку 80-х років. Структура її має меншу кількість ланок, істотно спрощено проходження запитів і викликаних ними матеріальних потоків. Система зв'язує постачальника і споживача продукції набагато коротшими зв'язками, ніж описана вище. Закупівельні органи компанії і склади розвантажуються від рутинної роботи. Функції відбору і доставки вантажів переходять до постачальника, яким є не виробник сировини і комплектуючих, а оптова торгова компанія, що виконує розподільчі функції, має свої торгові склади і є посередником між промисловими підприємствами. Споживач прямо від виробничої ділянки відправляє заявку на сировину і матеріали в пункт реєстрації (зосередження) заявок в складському господарстві. Пункт реєстрації двічі в день направляє запити на матеріали далі до постачальників, з'єднаних системою договорів. Постачальник розсилає наступного дня матеріали, які надалі збираються і контролюються по кожній заявці в пункті накопичення (торгових складах).

План-графік поставок складається постачальником і замовником сумісно у формі місячного плану по агрегованих показниках. Замість 14 формулярів запиту заповнюється і фігурує один, який одночасно є і замовленням, і документом, що реєструє поставку і отримання товару.

Система договорів в матеріально-технічному постачанні має ряд переваг перед традиційною. Перш за все це скорочення діловодства, а отже, адміністративних витрат. Проте головний виграш для споживачів – можливість відмовитися від власної, часто розгалуженої системи складів.

Система договорів дозволяє вивільнити капітал, заморожений у власних запасах. Практика використання цієї системи в Німеччині показала, що скорочення витрат на зберігання і транспортування коливалося в межах 5- 20% ціни поставки матеріалів. Підприємства, що забезпечуються матеріальними ресурсами при отриманні помітної економії погоджуються на більш високі ціни на різні послуги і доручення, що виконуються постачальником.