РОЗДІЛ 8. Організація контролю дебіторської заборгованості та зобов'язань

Рис. 8.2. Послідовність контролю розрахунків з покупцями та замовниками

Зобов'язання сторін щодо поставки готової продукції, товарів і розрахунків за ними обумовлені договором поставки перевіряються на предмет асортименту, ритмічності обсягу постачання, правильності оформлення товарно-транспортних документів і обґрунтованості форми розрахунків.

На основі зустрічної перевірки договорів, товарно-транспортних накладних, сертифікатів якості та банківських розрахунково-платіжних документів виявляються факти недовантаження товарно-матеріальних цінностей, продукції, їх невідповідність стандартам за якістю, завищення (заниження) цін, неправильне застосування відповідних надбавок і знижок.

Наступним кроком необхідно вивчити динаміку зміни та величини залишків заборгованості за окремими місяцями.

Джерелами інформації для такої перевірки є баланс (ф. № 1), головна книга, Журнал № 3 і відомості аналітичного обліку 3.1, 3.5 (у сільськогосподарських підприємствах відповідно - журнал-ордер № 11 с-г., відомість аналітичного обліку по рахунку № 36 "Розрахунки з покупцями та замовниками" № 11.8 с.-г., журнал-ордер № 8, відомість аналітичного обліку по рахунку 681 "Розрахунки за авансами одержаними" № 8а с.-г.). Під час контролю аналізують стан розрахунків на початок і кінець звітного періоду, обґрунтовують зміни, що виникли за звітний період. Значні суми залишків заборгованостей, зростання їх або тривалий термін є підставою для суцільної перевірки за суттю та змістом документів, що оформлені на окрему поставку (відвантаження) готової продукції, товарів.

Одночасно перевіряється дотримання строків проведення інвентаризації розрахунків із дебіторами та кредиторами - згідно вимог Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів, розрахунків та інших статей балансу - не менше двох разів на рік.

Інвентаризацію повинна проводити комісія, затверджена наказом керівника підприємства. Для оформлення результатів інвентаризації розрахунків з покупцями та замовниками використовують Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (ф. № інв-17).

До акта також оформляють за кожними синтетичним рахунком бухгалтерського обліку довідку, в якій зазначають: суму заборгованості (окремо - строк позовної давності якої минув і яка є безнадійною для погашення), назву й місце знаходження дебітора (кредитора); дату та причини виникнення заборгованості; заходи, що проводились для її ліквідації.

Реальність заборгованості перевіряється зіставленням дати її виникнення та строку позовної давності (нагадаємо, що відповідно до ст. 71 Цивільного кодексу України він становить три роки), а також наявністю документів, які засвідчують дані її інвентаризації. За актами інвентаризації розрахунків з покупцями та замовниками досліджують заборгованість, що рахується на балансі в цілому та за окремими боржниками, зокрема, підтверджену ними та виявлену як прострочену, з'ясовують причини та періоди виникнення заборгованості, визначають відповідальних осіб, встановлюють заходи, що вжиті до її стягнення.

Перевірка реальності й достовірності кожної суми виникнення розрахунків та підтвердження їх, документальної обґрунтованості надає змогу оцінити стан аналітичного обліку цих розрахунків та відповідність його даним перевірених документів.

У випадках, коли за окремими дебіторами (кредиторами) виявлено стійку заборгованість, її обґрунтованість визначається за даними первинних документів, регістрами аналітичного обліку та актами взаємної звірки розрахунків.

Для контролю стійкої заборгованості з розрахунків з покупцями (замовниками) проводиться інвентаризація шляхом надсилання їм копій карток аналітичного обліку (контрольної виписки) розрахунків. Цю виписку (акт взаємної звірки розрахунків) після перевірки та внесення необхідних виправлень, підписує та засвідчує печаткою підприємство - покупець і повертає підприємству - продавцю. Тут же встановлюються причини, що перешкоджають своєчасному проведенню розрахунків підприємства з покупцями та замовниками. Також контролюють дотримання строків позовної давності.

У всіх випадках під час контролю обов'язково вивчається дотримання типової кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, що дозволяє виявляти й факти навмисного спотворення облікових даних із метою приховування зловживань.

Виявлені в ході контролю суми простроченої дебіторської заборгованості доцільно узагальнити окремою відомістю, в якій всю заборгованість доцільно структурувати в розрізі таких основних груп:

- нормальна (поточна) заборгованість;

- заборгованість, що тривалий час не сплачується й заходи до стягнення якої не приймаються;

- прострочена заборгованість;

- документально непідтверджена заборгованість;

- спірна заборгованість, за якою справи передані в судові органи;

- безнадійна заборгованість, за якою є рішення суду чи арбітражу про відмову в позові, рішення підприємства про її списання;