Розділ 2. Адміністративно-юрисдикційна діяльність міліції громадської безпеки щодо розгляду та вирішення звернень громадян

- повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь авторові не надавалась;

- повідомляється про невирішене по суті або вирішене не в повному обсязі питання, порушене в першому зверненні;

- звертається увага на інші недоліки, допущені при вирішенні питання, порушеного в попередньому зверненні.

Звернення від громадян з одного й того ж питання, надіслані органами вищого рівня за належністю для їх вирішення до органів внутрішніх справ, повторними не вважаються.

Повторні звернення громадян реєструються так само, як і попередні. При цьому в правому верхньому кутку звернення проставляється штамп для позначення повторного звернення, а в журналі реєстрації звернень громадян, що надійшли поштою, або в журналі реєстрації звернень громадян, що надійшли під час особистого прийому, або в ЕРК робиться відповідна відмітка і це звернення з урахуванням матеріалів розгляду попереднього звернення доповідається керівникові органу внутрішніх справ.

Варто відмітити, якщо у зверненні поряд із питаннями, що належать до компетенції органів внутрішніх справ, порушуються питання, які підлягають вирішенню в інших органах публічної адміністрації, то при наданні відповіді на звернення громадянину органом внутрішніх справ також роз'яснюється порядок вирішення цих питань.

У підрозділах документального забезпечення облік взятих на контроль письмових та усних звернень громадян ведеться в алфавітному порядку відповідальним працівником.

На звернення, взяте під контроль, заповнюється контрольна картка на звернення у двох примірниках, один з яких надходить до контрольної картотеки, а другий разом із зверненням вручається виконавцеві. При цьому в правому верхньому кутку першого аркуша звернення ставиться відповідний штамп.

Якщо про результати розгляду звернення потрібно повідомити Верховну Раду України, Кабінет Міністрів України, інші центральні органи виконавчої влади, органи внутрішніх справ вищого рівня або якщо у зверненні порушуються важливі питання діяльності органів внутрішніх справ, такі звернення беруться на особливий контроль і розглядаються в першу чергу. У цьому разі на першому аркуші звернення проставляється штамп "Особливий контроль". Рішення за результатами перевірки звернень приймаються керівництвом того органу внутрішніх справ, до якого вони надійшли. Звернення, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття остаточного рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у таких зверненнях. Рішення про зняття з контролю таких звернень приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття на особливий контроль.

Результати розгляду звернення заносяться до журналу обліку звернень громадян, що надійшли поштою, або до журналу реєстрації звернень громадян, що надійшли під час особистого прийому, або до

ЕРК, а також до контрольної картки на звернення, після підписання керівником структурного підрозділу надається до підрозділу документального забезпечення разом із копією відповіді заявникові для зняття з контролю. За результатами розгляду звернення громадянина на його адресу надсилається відповідь за підписом посадової особи органу внутрішніх справ, за резолюцією якої розглядалися викладені у зверненні відомості чи факти, а в разі її відсутності - посадової особи відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Після виконання доручень, визначених у резолюціях керівництва за зверненнями громадян, працівники підрозділу документального забезпечення приймають від виконавців контрольну картку, оформлену належним чином, разом із копією (копіями) відповідей, копією звернення громадянина, а також висновки, доповідні записки та інші документи, які підтверджують виконання у повному обсязі завдань щодо розгляду звернень громадян відповідно до резолюцій. Зазначені документи (у разі виконання завдання у повному обсязі) є підставою для зняття з контролю доручень, визначених керівництвом за зверненнями громадян.

Контрольні доручення, визначені керівництвом за зверненнями громадян, знімаються з контролю лише після того, як ужито заходів щодо вирішення всіх питань, порушених у зверненні, і авторові та за необхідності кореспондентові надано вичерпні письмові відповіді.

Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.

Звернімо увагу, що звернення, на які даються попередні (проміжні) відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується лише після прийняття рішення і вжиття всіх заходів щодо вирішення порушених у зверненні питань.

Усе листування щодо звернень громадян ведеться за індексами, присвоєними під час реєстрації. Відповіді на звернення громадян надсилаються на службових бланках органу внутрішніх справ за підписом керівника.

Після закінчення перевірки і фактичного виконання прийнятого рішення звернення разом із матеріалами перевірки повертаються до підрозділу документального забезпечення органу внутрішніх справ.

Розглянуті звернення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення розміщуються у справах за хронологічним, територіальним або алфавітним принципом. Документи становлять у справі самостійну групу і вміщуються у м'яку обкладинку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів.

Слід зазначити, що при формуванні справ перевіряється правильність направлення документів до справи, їх повнота (комплектність). Звернення, за яким рішення не прийняте, а також документи за зверненнями, оформлені з порушенням вимог наказу МВС України від 27 липня 2012 р. № 650 "Про затвердження Інструкції з оформлення документів у системі МВС України", підшивати до справи забороняється.

Неправильно оформлені документи повертаються для доопрацювання виконавцям.