Розділ 2. Адміністративно-юрисдикційна діяльність міліції громадської безпеки щодо розгляду та вирішення звернень громадян

Узагалі, діловодство, пов'язане зі зверненнями громадян, ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на відділ розгляду звернень і прийому громадян Департаменту документального забезпечення та режиму МВС України (у частині приймання, попереднього розгляду і реєстрації звернень громадян) та на спеціально призначених для цього посадових осіб у структурних підрозділах центрального апарату МВС України (у частині формування та зберігання справ за зверненнями громадян), а в органах внутрішніх справ - на одного з працівників підрозділу документального забезпечення.

Порядок ведення діловодства, пов'язаного зі зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яку охороняє закон, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Усі звернення, що надійшли від громадян, мають бути зареєстровані в підрозділах документального забезпечення органів внутрішніх справ у день їх надходження.

Важливо відмітити, що під час реєстрації звернення громадянина йому надається відповідний індекс (реєстраційний номер), який присвоюється один раз на рік.

Реєстраційний індекс звернення складається з початкової літери прізвища автора звернення, порядкового номера звернення, що надійшло (наприклад, М-700), та додаткових індексів (кодів).

Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують узагальнення, пошук та аналіз звернень громадян. Наприклад, кодом тематики звернення про злочин (5), кодом "контроль" (1), кодом результатів розгляду, наприклад: факти не підтвердилися (3) тощо. Таким чином, реєстраційний індекс звернення може мати такий вигляд: М-700-5-1-3.

У такому самому порядку реєструються скарги громадян на дії (бездіяльність) працівників міліції громадської безпеки та інших посадових осіб органів внутрішніх справ щодо виконання ними службових та громадянських обов'язків або відмови у здійсненні дій, передбачених чинним законодавством України. При реєстрації на вільному від тексту місці першої сторінки звернення ставиться відповідний штамп реєстрації звернень громадян. Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом із матеріалами перевірки до закінчення терміну зберігання звернень громадян, після чого знищуються.

Усі звернення, що надійшли поштою, приймаються, попередньо розглядаються та централізовано реєструються підрозділом документального забезпечення органу внутрішніх справ у день їх надходження в журналі реєстрації звернень громадян, що надійшли поштою, або на електронно-реєстраційних картках обліку звернень (персональних комп'ютерів).

В органах внутрішніх справ, де облік звернень здійснюється із застосуванням ЕРК, до реквізитів, передбачених журналами обліку звернень громадян, що надійшли поштою, дозволяється вносити додаткові реквізити, наприклад "Лист", "Звернення поштою" або літера "Л" тощо. При цьому мають зберігатися дані, передбачені вказаними журналами.

ЕРК в обов'язковому порядку повинні мати властивість роздруковуватися принтерами.

Письмові й усні звернення громадян, що надійшли на особистому прийомі, також реєструються в журналах реєстрації звернень громадян, що надійшли під час особистого прийому, або на ЕРК. При цьому до ЕРК вноситься відповідне позначення, наприклад "Особистий прийом", "З особистого прийому" або літери "ОП" тощо.

Облік звернень громадян, що надійшли поштою, та звернень, що надійшли на особистому прийомі, контроль за термінами їх розгляду здійснюються відповідальними працівниками підрозділу документального забезпечення міліції громадської безпеки.

Журнальна форма реєстрації письмових звернень громадян (листів) та облік усних і письмових звернень, що надійшли на особистому прийомі, допускається в органах внутрішніх справ із загальним річним обсягом надходження до 1200 звернень, з яких кількість листів не перевищує 600.

Також при застосуванні комп'ютерної реєстрації звернення, що надійшли поштою, й ті, що надійшли на особистому прийомі, зосереджуються на виділеному сервері даних автоматизованої інформаційно-пошукової системи (далі - АШС) "Звернення", яка повинна забезпечувати накопичення і пошук звернень за реєстраційним індексом (номером), за прізвищем автора, за кореспондентом, за тематикою, за категорією автора, за регіонами надходження, за виконавцями звернень, за результатами розгляду. Крім того, система повинна забезпечувати формування звітів, аналітичних довідок, обслуговування довільних запитів користувачів до баз даних, контроль за термінами виконання та робити вибірку звернень за певний проміжок часу.

Інформація щодо звернень, які містяться в базі даних персональних комп'ютерів, повинна бути захищена від несанкціонованого доступу та відповідати вимогам щодо захисту інформації згідно із Законом України "Про захист інформації в автоматизованих системах".

АІПС "Звернення" та обладнання, що забезпечує ЇЇ функціонування, повинні своєчасно обслуговуватися відповідальними працівниками відповідно до технічних умов щодо її розроблення.

Звернення одного й того ж громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до одного й того ж органу внутрішніх справ (дублетні), обліковуються за реєстраційним номером першого звернення з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: Д-401/1. Д-40І/2, Д-401/3.

У такому самому порядку обліковуються та реєструються звернення громадян з одного й того ж самого питання, надіслані державними органами вищого рівня чи іншими установами, організаціями, підприємствами, засобами масової інформації за належністю для їх розгляду і прийняття рішення по суті на місцях, якщо останніми вже отримані звернення аналогічного змісту.

Повторними вважаються звернення, в яких:

- оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до органу внутрішніх справ;