Розділ «7. АВТОМАТИЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ФУНКЦІЙ В ОРГАНІЗАЦІЇ»

Будь-яке сучасне середовище електронних таблиць має засоби пересилання даних по мережі.

Комп'ютерна графіка – це сукупність методів і засобів автоматизації процесів підготовки, вводу, перетворення, зберігання й відображення графічної інформації за допомогою комп'ютера і графічних пристроїв.

Програми презентацій – використовується для представлення (демонстрації) проекту, надання йому привабливого вигляду з елементами рекламування. У презентацію можна вміщувати: малюнки, фотографії, документи Word, робочі листи Excel, діаграми, графіки та інші об'єкти.

Системи мультимедіа – це інтерактивні комп'ютерні системи, що забезпечують роботу з багатьма інформаційними середовищами, відео, анімованою комп'ютерною графікою, текстом, звуком. Апаратними складовими мультимедіа є акустичний адаптер, мікрофон, акустичні колонки.

Також широко використовуються некомп'ютерні засоби: аудіо- та відеоконференції, факсимільний зв'язок, ксерокс та інші засоби оргтехніки.

Крім того, для організації офісної діяльності використовують електронну пошту, телеконференції та комп'ютерні конференції, технологію відеотексту, технології зберігання зображень, аудіо і відео конференції, факсимільний зв'язок.

Електронна пошта (Е- mail), грунтуючись на мережевому використанні комп'ютерів, дає можливість користувачеві отримувати, зберігати і відправляти повідомлення своїм партнерам по мережі. Електронна пошта може надавати користувачеві різні можливості залежно від використовуваного програмного забезпечення. Щоб відіслане повідомлення стало доступне всім користувачам електронної пошти, його слід помістити на комп'ютерну дошку оголошень, при бажанні можна вказати, що це приватна кореспонденція. Ви також можете надіслати відправлення з повідомленням про його отримання адресатом.

Коли фірма вирішує впровадити у себе електронну пошту, у неї є дві можливості. Перша – купити власне технічне і програмне забезпечення і створити власну локальну мережу комп'ютерів, що реалізовує функцію електронної пошти. Друга можливість пов'язана з покупкою послуги використання електронної пошти, яка надається спеціалізованими організаціями зв'язку за періодично внесену плату.

Апаратною складовою електронної пошти є модем – пристрій для обміну інформацією між комп'ютерами за допомогою каналів зв'язку (телефонні лінії, виділені канали).

Аудіопочта – це пошта для передачі повідомлень голосом. Вона нагадує електронну пошту, за винятком того, що замість набору повідомлення на клавіатурі комп'ютера ви передаєте його через телефон. Також по телефону ви отримуєте надіслані повідомлення. Система включає в себе спеціальний пристрій для перетворення аудіосигналів в цифровий код і назад, а також комп'ютер для зберігання аудіоповідомлень в цифровій формі. Аудіопочта також реалізується в мережі. Головною перевагою аудіопочти в порівнянні з електронною є те, що вона простіше – при її використанні не потрібно вводити дані з клавіатури.

Пошта для передачі аудіоповідомлень може успішно використовуватися для групового вирішення проблем. Для цього надсилає повідомлення повинен додатково вказати список осіб, яким дане повідомлення призначене. Система буде періодично обдзвонювати всіх зазначених співробітників для передачі їм повідомлення.

Електронний календар – надає ще одну можливість використовувати комп'ютерну мережу для зберігання і маніпулювання робочим розкладом управлінців та інших працівників організації. Менеджер встановлює дату і час зустрічі або іншого заходу, переглядає отриманий розклад та вносить зміни. Технічне і програмне забезпечення електронного календаря повністю відповідає аналогічним компонентам електронної пошти. Більш того, програмне забезпечення календаря часто є складовою частиною програмного забезпечення електронної пошти. Система додатково дає можливість отримати доступ також і до календарів інших менеджерів. Вона може автоматично узгодити час зустрічі з їх власними розкладами. Використання електронного календаря виявляється особливо ефективним для менеджерів вищих рівнів управління, робочі дні яких розписані надовго вперед.

Комп'ютерні конференції і телеконференції. Комп'ютерні конференції використовують комп'ютерні мережі для обміну інформацією між учасниками групи, вирішальною певну проблему. Природно, коло осіб, що мають доступ до цієї технології, обмежений. Кількість учасників комп'ютерної конференції може бути в багато разів більше, ніж аудіо- та відеоконференцій.

У літературі часто можна зустріти термін телеконференція. Телеконференція включає в себе три типи конференцій: аудіо, відео і комп'ютерну.

Аудіоконференції – використовують аудіо- зв'язок для підтримки комунікацій між територіально віддаленими працівниками або підрозділами фірми. Найбільш простим технічним засобом реалізації аудіоконференції є телефонний зв'язок. Телефонний пристрій оснащений додатковими засобами, що дають можливість участі в розмові більш ніж двом учасникам. Створення аудіоконференції не вимагає наявності комп'ютера, а лише припускає використання двостороннього аудіо- зв'язку між її учасниками. Використання аудіо- конференції полегшує прийняття рішень, воно дешево і зручно.

Телеконференції – засновані на використанні комп'ютерної техніки, що дозволяє користувачам, незважаючи на їх взаємну віддаленість у просторі, і навіть у часі, брати участь у спільних заходах, таких, як організація та управління складними проектами. Для зв'язку між учасниками, користувачі забезпечуються терміналами, приєднаними до комп'ютера, телевізійними камерами та мережею зв'язку. Робота системи регулюється координатором, в функції якого входить організація роботи учасників наради, забезпечення їх присутності на нараді і передача інформації іншим учасникам наради.

Відеоконференції – використовують комп'ютерні мережі для обміну інформацією між учасниками групи, що вирішують певну проблему.

Вони призначені для тих же цілей, що і аудіоконференції, але із застосуванням відеоапаратури. У процесі відеоконференції її учасники, віддалені один від одного на значну відстань, можуть бачити на екрані себе та інших учасників. Одночасно з відео зображенням передасться й звуковий супровід. Відеоконференції дозволяють скоротити транспортні і відрядні витрати, крім того – це можливість залучити до вирішення проблем максимальну кількість менеджерів і інших працівників, територіально віддалених від головного офісу.

Апаратними складовими є TV-тюнер, Web-камера, відеопроектор, пристрої мультимедіа.

Відеотекст. Він заснований на використанні комп'ютера для отримання відображення текстових і графічних даних на екрані монітора. Для осіб, що ухвалюють рішення, є три можливості отримати інформацію у формі відеотексту: