Розділ «7. АВТОМАТИЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ФУНКЦІЙ В ОРГАНІЗАЦІЇ»

– програма аналізу та складання розкладів;

– програма презентації;

– графічний редактор;

– програма обслуговування факс-модему;

– програми перекладу.

Офісні програмні продукти використовуються як самостійно, так і в складі інтегрованих пакетів.

У інтегрований пакет (ІП) для офісу входять взаємодіючі між собою програмні продукти. Основу пакета складають текстовий редактор, електронна таблиця і СУБД. Крім них в ІП можуть входити інші офісні продукти, перераховані вище. Головною відмінною рисою програм, складових ІП, є загальний інтерфейс користувача, що дозволяє застосовувати одні й ті ж (або схожі) прийоми роботи з різними додатками пакета. Взаємодія програм здійснюється на рівні документів. Це означає, що документ, створений в одному додатку, можна вставити в інший додаток і при необхідності змінити його. Спільність інтерфейсу зменшує витрати на навчання користувачів. Крім того, ціна комплекту з трьох і більше додатків, підтримуваних одним і тим же виробником, значно нижче, ніж сумарна ціна (якщо купувати їх окремо).

В даний час на ринку офісних продуктів домінують три комплекти: Borland Office for Windows фірми Novell, SmartSuite фірми Lotus Development і Microsoft Office фірми Microsoft.

Обов'язковим компонентом будь-якої технології є база даних. В автоматизованому офісі база даних концентрує в собі дані про виробничу системі фірми так само, як в технології обробки даних на оперативному рівні управління. Інформація в базу даних може також надходити із зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі в середовищі баз даних.

Інформація з бази даних надходить на вхід комп'ютерних додатків (програм), таких як текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, комп'ютерні конференції та інш. Будь комп'ютерне додаток автоматизованого офісу забезпечує працівникам зв'язок один з одним і з іншими фірмами.

Отримана з баз даних інформація може бути використана і в некомп'ютерних технічних засобах для передачі, тиражування, зберігання.

Переваги, які надає використання СУБД в електронному офісі:

1. Безпаперовій процес формування інформації (тільки кінцевий результат на папері);

2. Інтерактивний, діалоговий режим вирішення завдань;

3. Можливість колективної співпраці при підготовці рішення;

4. Можливість гнучкої перебудови і способу надання інформації.

Інформація, що отримана з баз даних може бути використана як в

комп'ютерних, так і в некомп'ютерних офісних технологіях та технічних засобах – для передачі, тиражування, зберігання.

Текстовий редактор – дозволяє швидко створити текстовий документ будь-якої складності та довести його до досконалості засобами редагування, форматування, правопису. Готовий документ зберігається у зовнішньої пам'яті (або у накопичувачах інформації великих обсягів CD, DVD, FLESH), надалі його можна роздрукувати (принтер) або передати по комп'ютерній мережі. Таким чином, менеджер володіє ефективним засобом письмової комунікації. Як правило, у офісах використовують пакет Microsoft Office. Це сукупність програмних продуктів, всі компоненти якого створюють єдине програмне середовище. Елементи інтерфейсу програм, які входять у пакет уніфіковані. У пакеті є керуючий центр – Диспетчер Microsoft Office. Він дозволяє запускати окремі програми і виходити з них, або одержувати докладні вказівки та оперативну допомогу. До складу пакета MS Office входять такі засоби для автоматизації офісу: Текстовий редактор MS WORD; Табличний процесор MS EXCEL; Програма презентації MS PowerPoint; СУБД MS ACCESS.

Електронні таблиці – це базова складова інформаційної культури будь- якого співробітника і автоматизованої офісної технології. Функції середовища електронних таблиць дозволяють отримувати дані в таблицях за допомогою складних обчислень; виконувати перетворення таблиць розрахунків у діаграми та графіки, проводити аналіз, математичне моделювання, оптимізацію та прогнозування даних таблиць. Обробка даних надає можливість виконувати сортування, автоматичне формування підсумків, копіювання і перенесення даних, різні ірупи операцій по обчисленнях, агрегація даних і т.д.. Введення даних може бути як з клавіатури, так і з баз даних. Виведення інформації може бути в друкованому вигляді, у вигляді імпортованих файлів в інші системи, безпосередньо в базу даних.