Розділ «7. АВТОМАТИЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ФУНКЦІЙ В ОРГАНІЗАЦІЇ»

1) створити файли відеотексту на своїх власних комп'ютерах;

2) укласти договір зі спеціалізованою компанією на отримання доступу до розробленим нею файлів відеотексту. Такі файли, спеціально призначені для продажу, можуть зберігатися на серверах компанії, що здійснює подібні послуги, або поставлятися клієнту на магнітних або оптичних дисках;

3) укласти договори з іншими компаніями на отримання доступу до їх файлів відеотексту.

Обмін каталогами і цінниками (прайс-листами) своєї продукції між компаніями у формі відеотексту набуває зараз все більшої популярності. Що ж стосується компаній, що спеціалізуються на продажі відеотексту, то їх послуги починають конкурувати з такою друкованою продукцією, як газети і журнали. Так, у багатьох країнах зараз можна замовити газету або журнал у формі відеотексту, не кажучи вже про поточні зведеннях біржової інформації.

Зберігання зображень. У будь-якій фірмі необхідно тривалий час зберігати велику кількість документів. їх число може бути так велико, що зберігання навіть у формі файлів викликає серйозні проблеми. Тому виникла ідея зберігати не сам документ, а його образ (зображення), причому зберігати в цифровій формі.

Зберігання зображень (imaging) є перспективною офісної технологією і грунтується на використанні спеціального пристрою – оптичного розпізнавача образів, що дозволяє перетворювати зображення документа або фільму в цифровий вигляд для подальшого зберігання в зовнішній пам'яті комп'ютера. Збережене в цифровому форматі зображення може бути в будь-який момент виведено в його реальному вигляді на екран або принтер. Для зберігання зображень використовуються оптичні диски, що володіють величезними ємностями. Так, на п'ятидюймовий оптичний диск можна записати близько 200 тис. сторінок.

Факсимільний зв'язок – цей зв'язок заснована на використанні факс- апарату, здатного читати документ на одному кінці комунікаційного каналу і відтворювати його зображення на іншому.

Факсимільний зв'язок вносить свій внесок у прийняття рішень за рахунок швидкої і легкої розсипки документів учасникам групи, вирішальною певну проблему, незалежно від їх географічного положення.

Електронне діловодство – призначене для організації та підтримки документообігу в організації. Електронне діловодство користується єдиною базою даних організації. Воно полегшує та раціоналізує роботу звичайної організації. Її основними функціями є:

– автоматизація процесів документообігу (сканер, принтер, плотер, ксерокс);

– система контролю виконання наказів і розпоряджень;

– облік, аналіз і контроль структурних підрозділів;

– обробка оперативної інформації всередині організації;

– оперативний обмін інформацією між структурними підрозділами;

– підвищення якості підготовки та прийняття рішень;

– моніторинг виробничого процесу на основі складання автоматизованих звітів різних форм;

Автоматизація робочого процесу допомагає знизити до мінімуму так званий "людський фактор". Система дозволяє ефективно використовувати робочий час, вирішувати ділові проблеми за допомогою відео-, аудіо- засобів; користуватись системою on-line.

Історично автоматизаціяпочалася на виробництві і потім поширилася й на офіс. Спочатку вона мала за мету лише автоматизацію рутинної секретарської роботи. По мірі розвитку засобів комунікацій автоматизація офісних технологій зацікавила фахівців і управлінців, які побачили в ній можливість підвищити продуктивність своєї праці.

Автоматизація офісу покликана не замінити існуючу традиційну систему комунікації персоналу (з її нарадами, телефонними дзвінками та наказами), а доповнити її. Автоматизація офісу організує раціональну управлінську працю та забезпечить управлінців своєчасною оперативною інформацією.

Автоматизований офіс привабливий для менеджерів усіх рівнів управління у фірмі не тільки тому, що підтримує внутрішньофірмовий зв'язок персоналу, але також тому, що надає їм сучасні засоби комунікації із зовнішнім середовищем.