Розділ «7. АВТОМАТИЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ФУНКЦІЙ В ОРГАНІЗАЦІЇ»

Інформаційна технологія автоматизованого офісу – організація та підтримка комунікаційних процесів як усередині організації, так і з зовнішнім середовищем. Вона здійснюється на базі комп'ютерних мереж та сучасних апаратно-програмних засобів передачі та обробки інформації.

Офісні автоматизовані технології широко використовуються: управлінцями, фахівцями, референтами та секретарями, особливо вони привабливі для групового вирішення проблем. Ці засоби дозволяють підвищити продуктивність праці у системі діловодства і дають можливість справлятися зі зростаючим обсягом робіт. Автоматизація офісу – це інструмент для ефективного вирішення проблем. Поліпшення прийнятих менеджерами рішень в результаті їх більш досконалої комунікації здатне забезпечити економічне зростання фірми та її прибутковість [20].

7.2. Система електронного документообігу

Автоматизація документообігу полягає в комплексній автоматизації, узгодження, розповсюдження, пошуку та архівного зберігання документів організації.

На кожному підприємстві (організації) існує своя система документообігу. Системи документообігу зберігають документи, ведуть їх історію забезпечують їх рух з організації, дозволяють відстежувати виконання тих бізнес – процесів, до яких ці документи мають відношення. В організації, де впроваджена система документообігу, документ є базовим інструментом управління. Тут немає просто рішень, доручень або наказів – є документи, що містять ці самі накази, рішення, доручення і т.д.: все управління в організації здійснюється через документи. Аналогічно тому, як біт є одиницею інформації в кібернетиці, документ є одиницею інформації в системах документообігу.

Під системою електронного документообігу будемо розуміти автоматизовану систему оптимізації потоків документів в інтересах забезпечення ефективного управління бізнес-процесами підприємства (організації).

Системи документообігу зазвичай впроваджуються, щоб вирішувати певні завдання, що стоять перед організацією, з яких найбільш часто зустрічаються такі:

– забезпечення більш ефективного управління за рахунок автоматизованого контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях;

– підтримка системи контролю якості відповідно до міжнародних норм;

– підтримка системи ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості зберігання всієї передісторії його діяльності;

– протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення "гарячих точок" у діяльності);

– оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю;

– виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації;

– виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.

Система електронного документообігу складається з трьох частин: системи управління документами, системи масового введення паперових документів, системи автоматизації ділових процесів [9].

Система управління документами повинна забезпечити інтеграцію з додатками. Якщо на підприємстві застосовувалися всесвітньо відомі пакети, то інтеграція здійснюється на рівні операцій з файлами, тобто операції відкриття, закриття, створення, коригування, збереження заміщуються відповідними операціями системи управління документами.

Не менш важливим завданням є забезпечення зберігання документів на різних носіях (дисках, стримерах і т.д.). До того ж треба забезпечити швидкий пошук і доступ до різних пристроїв зберігання інформації, щоб фактори доступності та вартості зберігання завжди були в оптимальному співвідношенні залежно від важливості та актуальності інформації.

Досить складною проблемою є організація швидкого пошуку документів. Для організації пошуку використовується індексація документів. Система індексації може бути атрибутивної або повнотекстової.

У разі атрибутивної індексації документу присвоюється якийсь набір атрибутів, представлених текстовими, числовими чи іншими полями, за якими виконуються пошук і доступ до шуканого документу. Зазвичай це виглядає як каталожна картка, де зберігаються ім'я автора, дата, тип документа, кілька ключових слів, коментарі. Пошук ведеться по одному або декількох полях або по всій сукупності. При повнотекстовому індексуванні всі слова, з яких складається документ, за винятком прийменників і незначних для пошуку слів, заносяться в індекс. Тоді пошук можливий з будь-якого входить слову або їх комбінації. Можлива комбінація методів, що ускладнює систему, але спрощує користувачеві роботу з нею.

Ряд проблем виникає при колективній роботі з документами. У першу чергу необхідно запобігти одночасне редагування документа двома або більше користувачами. Зазвичай пріоритет віддасться користувачеві, який першим відкрив документ, і заборона всім іншим на користування документом, виключаючи режим "тільки для читання".